SÉRLÖG   Rótaryklúbbs Héraðsbúa

Rótarýklúbbur Héraðsbúa
Egilsstöðum
Stofnaður 22. október 1965

Alþjóðanúmer klúbbs: 9801
Umdæmi 1360

Sérlög

1.    Skilgreiningar

a)    Stjórn:         Stjórn klúbbsins
b)    Stjórnarmaður:    Stjórnarmaður í klúbbnum
c)    Félagi:        Félagi annar en heiðursfélagi í klúbbnum
d)    RI:            Rotary International
e)    Ár:            12 mánaða tímabil sem hefst 1. júlí
f)    Fráfarandi forseti:    Fyrrverandi forseti sem síðast lét af störfum

2.    Stjórn

Stjórn klúbbsins skipa 7 félagar, þ.e. forseti, fráfarandi forseti, sem jafnframt er varaforseti, verðandi forseti,  ritari, verðandi ritari, gjaldkeri og stallari. Fráfarandi ritari er vararitari og gegnir skyldum ritara á fundum, en situr ekki í stjórn.

3.    Kjör stjórnar og annarra embættismanna

1.    Árlegan kjörfund skal halda eigi síðar en 21. desember. Forseti klúbbsins skal á klúbbfundi mánuði fyrir kjörfund, leita eftir tilnefningum félaga um eftirtalda aðalmenn í stjórn: Forseta, ritara, gjaldkera og stallara. Tilnefningar geta komið hvort sem er frá uppstillingarnefnd og/eða almennum félögum samkvæmt ákvörðun klúbbsins. Ef ákvörðun er tekin um að skipa uppstillingarnefnd þá skal hún valin samkvæmt nánari ákvörðun klúbbsins. Tilnefningar er berast skulu skráðar á kjörseðil í stafrófsröð fyrir hvert embætti fyrir sig. Berist aðeins ein tilnefning í eitthvert embætti, er sá sjálfkjörinn sem tilnefninguna fær og er þá kosning óþörf í það embætti. Kosning skal fara fram á kjörfundi. Þeir frambjóðendur í embætti forseta, ritara, gjaldkera og stallara er flest atkvæði fá skulu lýstir kjörnir í viðkomandi embætti. Verði atkvæði jöfn skal hlutkesti ráða úrslitum. Sá félagi sem þannig er kjörinn forseti nefnist tilnefndur forseti. Tilnefndur forseti fær starfsheitið verðandi forseti 1. júlí ári áður en hann tekur við sem forseti og skal starfa í stjórn á því ári sem hefst 1. júlí eftir kjör hans. Hann tekur síðan við sem forseti 1. júlí þar á eftir. Sama gildir um ritara.
2.    Stjórnarmenn sem kosnir eru skv. lið 1. sitja í stjórn klúbbsins ásamt öðrum embættismönnum skv. 2. grein.
3.    Forfallist stjórnarmaður skulu aðrir stjórnarmenn velja eftirmann/menn.
4.    Á kjörfundi skal auk ofangreindra stjórnarmanna kjósa einn skoðunarmann reikninga og einn til vara.
5.    Á kjörfundi skal ennfremur kjósa einn mann í stjórn Þjóðhátíðarsjóðs Rótarýklúbbs Héraðsbúa samkvæmt reglum sjóðsins.

4.    Skyldur stjórnarmanna

1.    Forseti. Forseti stýrir klúbb- og stjórnarfundum og sinnir öðrum þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti forseta.
2.    Fráfarandi forseti, sem jafnframt er varaforseti. Fráfarandi forseti situr í stjórn klúbbsins og sinnir þeim störfum sem forseti eða stjórnin fela honum. Hann stýrir klúbb- og stjórnarfundum í fjarveru forseta og sinnir öðrum þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti varaforseta.
3.    Verðandi forseti. Verðandi forseti situr í stjórn klúbbsins og sinnir þeim störfum sem forseti eða stjórnin fela honum.
4.    Ritari. Ritari heldur félagaskrá, skráir mætingar og fylgist með þeim, sendir út tilkynningar frá stjórn og nefndum klúbbsins og varðveitir fundargerðir klúbb-, stjórnar- og nefndarfunda, útbýr og sendir til RI umbeðnar skýrslur, þar á meðal misserisskýrslu 1. janúar og 1. júlí ár hvert ásamt árgjöldum félaga og hlutfallslegum árgjöldum félaga sem teknir hafa verið í klúbbinn eftir 1. janúar eða 1. júlí og skýrslur um breytingar á félagaskrá. Hann skal útbúa og senda umdæmisstjóra skýrslu um mætingar á klúbbfundi með reglubundnum hætti, innheimta og greiða áskriftargjald fyrir viðurkennt Rótarý tímarit og sinna öðrum skyldum sem venjulega fylgja embætti ritara.
5.    Vararitari. (Fráfarandi ritari) Vararitari gegnir þeim störfum, sem stjórn klúbbsins felur honum hverju sinni.
6.    Gjaldkeri. Gjaldkeri ber ábyrgð á öllum sjóðum klúbbsins og gerir grein fyrir þeim árlega svo og hvenær sem stjórn óskar eftir. Þá skal hann sinna öðrum þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti gjaldkera. Við starfslok skal gjaldkeri afhenda viðtakandi gjaldkera eða viðtakandi forseta alla sjóði klúbbsins, sjóðsbækur eða aðrar eigur klúbbsins.
7.    Stallari. Stallari sér um að vel sé búið að félögum á fundum. Hann varðveitir muni klúbbsins og framkvæmir öll þau störf er slíku embætti fylgja og forseti felur honum. Stallari er skjalavörður klúbbsins, ef sérstakur skjalavörður hefur ekki verið skipaður. Ef skjalavörður hefur verið skipaður er stallari varaskjalavörður.  
Í forföllum stallara á fundum gegnir gjaldkeri störfum hans.

5.    Fundir

1.    Kjörfundur skal haldinn eigi síðar en 21. desember árlega og á honum skal kjósa stjórnarmenn næsta starfsárs.
2.    Fyrsti reglulegi fundur eftir 30. júní ár hvert er aðalfundur klúbbsins og jafnframt stjórnarskiptafundur, nema klúbbfundur hafi ákveðið annað. Á dagskrá aðalfundar skulu vera:
a.    Forseti flytur ársskýrslu og gerir grein fyrir því markverðasta í starfsemi klúbbsins á liðnu starfsári.
b.    Ritari leggur fram skýrslu um fundi og gerir grein fyrir fundarsókn einstakra klúbbfélaga á liðnu starfsári.
c.    Gjaldkeri leggur fram í umboði stjórnar endurskoðaðan ársreikning klúbbsins til formlegrar afgreiðslu. Endurskoðaðan ársreikning má þó leggja fram síðar, en þó aldrei seinna en á 10. fundi klúbbsins á starfsárinu.
d.    Stallari gerir grein fyrir munum í eigu klúbbsins.
3.    Reglulega fundi klúbbsins skal halda á hverjum þriðjudegi degi kl. 18.30 alla mánuði ársins. Tilkynna skal klúbbfélögum í tæka tíð breytingar á fundartíma eða að fundur falli niður. Halda skal skrá yfir mætingar eða fjarveru klúbbfélaga, annarra en heiðursfélaga, á klúbbfundum. Það telst mæting ef klúbbfélagi er viðstaddur 50% af fundartíma klúbbsins eða annars rótarýklúbbs eða er óvænt kallaður af fundi af ástæðum sem stjórnin metur gildar.
4.    Allir klúbbfundir eru ályktunarfærir í öllum málum þegar a.m.k. helmingur félaga eru á fundi.
5.    Stjórnarfundi skal halda þegar forseti ákveður eða tveir aðrir stjórnarmenn óska þess.
6.    Stjórnarfundir eru ályktunarfærir ef meirihluti stjórnarmanna er á fundi. Afl atkvæða ræður úrslitum í öllum málum. Atkvæði forseta sker úr, ef atkvæði eru jöfn.

6.    Félagsgjöld

1.    Inntökugjald er ákveðið á aðalfundi í byrjun hvers starfsárs og skal það greitt fyrir inngöngu í klúbbinn nema viðkomandi uppfylli ákvæði 11. greinar grundvallarlaga rótarýklúbba. Heimilt er í upphafi starfsárs að ákveða að inntökugjald skuli vera kr. 0.
2.    Árgjald er ákveðið á aðalfundi í byrjun hvers starfsárs og skal greitt hálfsárslega eftir nánari ákvörðun stjórnar. Árgjald fyrir áskrift að viðurkenndu Rótarýtímariti skal innifalið í árgjaldi.

7.    Framkvæmd kosninga

Atkvæðagreiðslur um málefni klúbbsins skulu fara fram með handauppréttingu nema kosning stjórnarmanna sem skal vera skrifleg. Stjórn getur ákveðið að atkvæðagreiðslur um ákveðin mál verði skriflegar.

8.    Þjónustuleiðirnar

Þjónustuleiðirnar marka hugsjónalega og verklega umgjörð um starfsemi klúbbsins. Þær eru klúbbþjónustan, starfsgreinaþjónustan, samfélagsþjónustan, alþjóðaþjónustan og ungmennaþjónustan. Klúbburinn skal taka mið af öllum þessum þjónustuleiðum í starfi sínu.

9.     Nefndir

Nefndum er ætlað að vinna að því að uppfylla markmið klúbbsins til bæði lengri og skemmri tíma litið. Verðandi forseti, forseti og fráfarandi forseti skulu vinna saman til að tryggja samfellu í stjórnun klúbbsins og áætlanagerð. Verðandi forseti skal velja félaga í nefndir í stað þeirra er hætta, skipa nefndarformenn og stjórna fundum fyrir upphaf starfsársins til að skipuleggja starfið. Mælt er með að nefndarformaður hafi áður setið í viðkomandi nefnd. Fastanefndir skulu vera fjórar, þ.e. klúbbnefnd, starfsþjónustunefnd, samfélagsnefnd og alþjóðanefnd og eru helstu skyldur þeirra sem hér segir:
Klúbbnefnd athugar allar uppástungur um nýja félaga í klúbbinn. Hún kynnir sér gaumgæfilega hvort þeir njóti álits og trausts í störfum sínum og ennfremur hvort þeir hafi áhuga fyrir málefnum Rótarý. Nefndin lætur stjórninni í té álit sitt á þeim mönnum. Klúbbnefnd skal gera skrá yfir þær starfsgreinar í bæjarfélaginu, sem talið er rétt að geti átt fulltrúa í klúbbnum, svo og hverjar þeirra eigi þar fulltrúa. Ef mikilsverðar starfsgreinar eiga ekki fulltrúa í klúbbnum, skal nefndin benda félögum á mikilvægi þess að fulltrúar fáist í þær. Nefndin skal endurskoða starfsgreinaskrána við og við til þess að ganga úr skugga um að hún sé ætíð í samræmi við mikilsverðar atvinnugreinar á klúbbsvæðinu og ráðgast skal hún við stjórn klúbbsins um allt er máli skiptir í því sambandi.
Starfsþjónustunefnd: Skal annast um að klúbbfélagar veiti við og við fræðslu um starfsgrein sína til þess að félagarnir fái skilið vandamál og starfsaðstöðu hvers annars, svo og þjónustuhlutverk það, sem hver um sig gegnir í þjóðfélaginu á hverjum tíma.
Samfélagsnefnd skal sjá um að helstu mál bæjarfélagsins og félagssvæðisins verði jafnan kynnt félögum á fundum og leiðbeina þeim eftir föngum um það á hvern hátt þeir geti best lagt þessum málum lið. Samfélagsnefnd annast ennfremur ungmennaþjónustu, fylgist með þróun í félagsstarfi ungs fólks, eflingu leiðtoga og þátttöku þeirra í þjónustuverkefnum heima og að heiman. Annast hún einnig gagnkvæm skiptaverkefni, sem styrkja menningarlegan skilning og frið í heiminum.
Alþjóðanefnd skal annast um að veitt verði fræðsla um viðhorf Rótarý til alþjóðamála og á hvern hátt Rótarýfélagsskapurinn og einstakir félagar geti best stuðlað að og eflt velvild og gagnkvæman skilning þjóða í milli. Ennfremur er það hlutverk nefndarinnar að veita erlendum Rótarýfélögum fyrirgreiðslu.

Auk þess er hverri nefnd frjálst að fjalla um önnur málefni eftir því sem tilefni gefast og áhugi beinist að hverju sinni.

Heimilt er að skipa nefndir um sérstök verkefni eftir þörfum.

a)    Forseti klúbbsins er í krafti embættis síns sjálfskipaður í allar nefndir klúbbsins með full réttindi nefndarmanns.
b)    Hver nefnd skal sinna verkefnum í samræmi við ákvæði þessara sérlaga auk þeirra verkefna sem þeim eru falin af forseta eða stjórn. Hafi nefnd ekki sérstaka heimild skal hún ekki setja verkefni í framkvæmd nema hafa áður kynnt verkefnið fyrir stjórn og fengið heimild hennar.
c)    Nefndarformaður er ábyrgur fyrir starfi nefndarinnar og að haldnir séu fundir reglulega, hann fylgist með og stýrir nefndarstarfinu og upplýsir stjórn um starfið.

10.    Skyldur nefnda

Forseti skal yfirfara og endurskoða skyldur allra nefnda fyrir hans starfsár og styðjast við viðeigandi skilgreiningar frá RI og þjónustuleiðirnar.

Hverri  nefnd skal í upphafi árs markaður ákveðinn starfsrammi þar sem tilgreind eru markmið og starfsáætlun til að vinna að á árinu. Verðandi forseti skal setja það á oddinn að útbúa markmið og starfsáætlanir fyrir nefndir klúbbsins og kynna stjórn fyrir upphaf ársins.

11.    Undanþága frá fundarsókn

Stjórn er heimilt að veita félaga undanþágu frá fundarsókn í mest tólf mánuði hafi hann óskað eftir því skriflega með rökstuðningi er stjórnin metur gildan.

12.    Fjármál

1.    Stjórn skal fyrir upphaf hvers fjárhagsárs gera fjárhagsáætlun, þ.e. áætlun um tekjur og gjöld. Útgjöldum ber að halda innan ramma áætlunarinnar nema stjórn fjalli um og ákveði annað. Fjárhagsáætlun skal sundurliðuð þannig að hún sýni annarsvegar útgjöld vegna venjulegrar starfsemi klúbbsins og hins vegar útgjöld vegna þjónustuverkefna.
2.    Gjaldkeri skal varðveita fé klúbbsins á bankareikningi samkvæmt ákvörðun stjórnar. Fénu skal skipt í tvo sjóði, þ.e. rekstrarsjóð og sjóð vegna þjónustuverkefna, svo sem Þjóðhátíðarsjóð.
3.    Gjaldkeri eða annar stjórnamaður til þess valinn skal sjá um greiðslu reikninga en áður skulu tveir stjórnarmenn samþykkja þá með áritun sinni.
4.    Skoðunarmaður með sérþekkingu skal endurskoða ársreikning klúbbsins.
5.    Fjárhagsár klúbbsins er frá 1. júlí til 30. júní. Árgjöld skal innheimta hálfsárslega, þ.e. fyrir tímabilið 1. júlí til 31. desember og fyrir tímabilið 1. janúar til 30. júní. Greiðsla árgjalda til RI og áskriftargjald vegna Rótarýtímarits skal greiða 1. júlí og 1. janúar ár hvert miðað við fjölda klúbbfélaga á þeim tíma.


13.    Val nýrra félaga

1.    Félagar í klúbbnum geta komið tillögu um nýjan félaga skriflega til stjórnar og  tekur ritari við henni fyrir hönd stjórnarinnar. Aðrir rótarýklúbbar geta borið fram tillögu um að félagar eða fyrrverandi félagar í þeirra klúbbi verði gerðir að félögum í klúbbnum. Tillögur um nýja félaga eru trúnaðarmál svo lengi sem kveðið er á um í lögum þessum.
2.    Stjórn klúbbsins gengur úr skugga um að sá er gerð er tillaga um uppfylli kröfur sem gerðar eru til nýrra félaga í grundvallarlögum rótarýklúbba.
3.    Stjórn klúbbsins samþykkir eða synjar tillögunni innan 30 daga frá því hún kemur fram og lætur ritari þann sem tillöguna bar fram vita af niðurstöðunni.
4.    Samþykki stjórn klúbbsins tillögu um nýjan félaga þá skal viðkomandi fræddur um markmið Rótarý og um réttindi og skyldur rótarýfélaga. Þá er viðkomandi beðinn um að undirrita inntökublað og að heimila að nafn hans/hennar ásamt starfsgrein verði kynnt félögum í klúbbnum.
5.    Hafi stjórn klúbbsins ekki borist skrifleg rökstudd andmæli frá félögum í klúbbnum (öðrum en heiðursfélögum) við inntöku viðkomandi innan sjö daga frá því tillagan var kynnt og þegar viðkomandi hefur greitt inntökugjald í klúbbinn í samræmi við sérlög þessi (ef ekki er um heiðursfélaga að ræða) telst hann/hún rétt kjörinn félagi í klúbbnum.
Hafi stjórnin fengið andmæli við framkomna tillögu um nýjan félaga skulu greidd atkvæði um hana á næsta stjórnarfundi. Ef tillagan er samþykkt þrátt fyrir fram komin andmæli þá telst viðkomandi rétt kjörinn félagi í klúbbnum þegar inntökugjald hefur verið greitt.
6.    Í framhaldi af kjörinu sér forseti um inntöku hins nýja félaga og að honum sé afhent meðlimskort og fræðsluefni um Rótarý fyrir nýja félaga. Forseti eða ritari skulu tilkynna skrifstofu umdæmisins og RI inngöngu hins nýja félaga. Forseti skal einnig tilnefna klúbbfélaga til að aðstoða hinn nýja félaga við að aðlagast klúbbstarfinu og jafnframt fela honum verkefni er tengist starfi klúbbsins.
7.    Klúbburinn getur samkvæmt tillögu stjórnar valið heiðursfélaga í samræmi við grundvallarlög rótarýklúbba.

14.     Tillögur

Málefni eða tillögur sem fela í sér skuldbindingu fyrir klúbbinn skulu ekki bornar upp á fundi fyrr en stjórn klúbbsins hefur fjallað um þær. Komi slík mál fyrir fund án vitundar stjórnar skal þeim umræðulaust vísað til hennar.
15.    Dagskrá funda

a.    Fundarsetning, mætingu lýst og forföllum.
b.    Kynning gesta.
c.    Upplýsingar frá stjórn um bréfaskipti, tilkynningar og önnur rótarýmálefni.
d.    Fundargerð síðasta fundar lesin og afgreidd.
e.    Tveggja mínútna tal.
f.    Aðalefni fundarins ásamt tengdum fyrirspurnum og umræðu.
g.    Fundarslit.

16.    Lagabreytingar

Lögum þessum má breyta á hvaða reglulegum klúbbfundi sem er, sé meirihluti félaga viðstaddur og með atkvæðum 2/3 hluta viðstaddra, að því tilskyldu að skriflegar tillögur um lagabreytingar hafi verið sendar  klúbbfélögum minnst tíu dögum fyrir fundinn. Breytingar á lögunum skulu vera í samræmi við grundvallarlög rótarýklúbba og grundvallar- og sérlög RI.

Þannig samþykkt á fundi í Rótarýklúbbi Héraðsbúa þann 13. desember 2011.