Sérlög Rótarýklúbbs Mosfellssveitar
1. kafli
Nafn og starfssvæði
1. gr.
Klúbburinn heitir Rótarýklúbbur Mosfellssveitar. Starfssvæði hans er Mosfellsbær og nágrenni.
2. kafli
Kosning og skipan stjórnar
2. gr.
Stjórn klúbbsins skipa 5 félagar, og er kjörtímabil stjórnar eitt ár. Varaforseti tekur sjálfkrafa við starfi forseta í nýrri stjórn. Aðrir stjórnarmenn eru forseti, ritari, gjaldkeri og stallari. Þeir eru kosnir til eins árs í senn og í þessari röð.
3. gr.
Á fyrsta fundi í nóvember skal forseti skora á félaga að tilnefna menn í þau embætti, sem kjósa skal í. Tilnefningar skulu vera skriflegar og afhentar ritara klúbbsins innan 10 daga. Hver félagi hefur rétt á að tilnefna einn mann í hvert embætti. Fyrsti fundur í desember er kjörfundur og tilkynnir stjórnin þá hvaða þrír félagar hafa hlotið flestar tilnefningar í hvert embætti og eru þeir í kjöri. Stjórnin dreifir kjörseðlum með nöfnum frambjóðenda.
Atkvæðagreiðsla skal vera leynileg og skrifleg. Þeir sem hljóta flest atkvæði teljast rétt kjörnir, hver í sitt embætti. Ef atkvæði eru jöfn sker hlutkesti úr.
4. gr.
Á kjörfundi skal einnig kjósa skriflega og í aðskildum kosning um tvo endurskoðendur og þrjá menn í stjórn verkefnasjóðs klúbbsins sbr. 21.-23 . gr. Stjórnin skal gera tillögu um menn til þessara starfa en allir félagar klúbbsins, aðrir en stjórnarmenn sjálfir, eru kjörgengir. Þeir félagar teljast réttkjörnir, sem hljóta flest atkvæði, en hlutkesti ræður ef þau falla jöfn.
5. gr.
Nýkjörnar stjórnir og endurskoðendur taka við störfum á stjórnarskiptafundi, sem er fyrsti fundur í júlímánuði.
6. gr.
Forfallist stjórnarmaður eða endurskoðandi á kjörtímabilinu setur stjórnin mann í hans stað. Sé stjórnarmaður fjarverandi getur forseti, telji hann það nauðsynlegt, falið einhverjum klúbbfélaga að gegna tímabundið störfum hans.
3.kafli
Skyldur embættismanna
7. gr.
Forseti stjórnar fundum klúbbsins og stjórnarinnar. Hann er jafnframt málsvari klúbbsins út á við. Hann gegnir auk þessa öllum öðrum forsetaskyldum í samræmi við lög og venjur rótarýhreyfingarinnar.
8. gr.
Helsta starfsskylda varaforseta er undirbúningur næsta starfsárs. Hann gegnir auk þess störfum forseta í forföllum hans. Ef varaforseti er einnig forfallaður gegnir forseti fyrra árs þessum störfum, síðan næsti forseti þar á undan o.s.frv.
9. gr.
Ritari annast allar bréfaskriftir klúbbsins, heldur félagaskrá og ritar fundagerðir fyrir klúbbfundi og stjórnarfundi. Hann gefur út staðfestingu á því er félagar úr öðrum klúbbum sitja fund. Ritari semur, og sendir til skrifstofu Rótarý International, misseriskýrslur 1. júní og 1. janúar, tilkynningar um breytingar á félagaskrá og starfsgreinum, um stjórnarkjör og það annað, sem lög alþjóðahreyfingarinnar kunna að mæla fyrir um. Ritari sendir umdæmisstjóra samrit þessara tilkynninga, skýrslur um fundarsókn hvers mánaðar og tilkynningar um breytingar, ef gerðar eru, á föstum fundarstað klúbbsins eða fundartíma.Ritari gætir þess ennfremur að eitt samrit af öllum ofangreindum skjölum sé varðveitt í skjalasafni klúbbsins. Að öðru leyti innir ritari af hendi þau störf, sem venja stendur til, eða forseti klúbbsins eða umdæmisstjóri kunna að fela honum.
10. gr.
Gjaldkeri annast innheimtu tekna klúbbsins og greiðslu alls áfallins kostnaðar. Hann er ábyrgur fyrir fjárreiðum klúbbsins og sér um að varðveita fjármuni hans í viðurkenndri bankastofnun í Mosfellsbæ. Gjaldkeri ber ennfremur ábyrgð á því að bókhald klúbbsins sé fært reglulega og í samræmi við viðurkendar reikningsskilavenjur. Fráfarandi gjaldkeri skal leggja fram til samþykktar á reglulegum klúbbfundi fyrir lok ágúst ár hvert, reikningsskil síðasta starfsárs árituð af stjórn klúbbsins og kjörnum endurskoðendum. Á sama fundi skal viðtakandi gjaldkeri leggja fram til umræðu og samþykktar fjárhagsáætlun nýrrar stjórnar. Reikningsár klúbbsins er 1. júlí til 30 júní. Að öðru leiti leysir gjaldkeri af hendi þau störf, sem að lögum eða samkvæmt venju varða embætti hans.
11. gr.
Stallari undirbýr fundi og sér um að vel sé búið að fundargestum í hvívetna. Hann tekur á móti gestum, sem sækja fundi, kynnir þá fyrir klúbbfélögum og sér um að þeir skrái nöfn sín í gestabók klúbbsins. Stallari varðveitir fána og aðra muni í eigu klúbbsins og innir af hendi þau störf önnur, sem forseti felur honum, eða tilheyra embætti hans venju eða eðli máls samkvæmt.
12. gr.
Stjórnin getur skipað sérstakan mætingastjóra til að halda utan um og gera skýrslu um fundasókn hvers félaga. Skal henni skilað mánaðarlega til ritara á fyrsta fundi í næsta mánuði. Stjórnin getur ákveðið að skýrslunni sé jafnframt dreift til allra klúbbfélaga. Ber þeim þá að varðveita hana sem trúnaðarmál. Stjórnin getur ennfremur tilnefnt sérstakan skjalavörð til að varðveita fundargerðabækur, skýrslur og skjöl klúbbsins, önnur en þau sem eru í notkun hjá stjórnarmönnum hverju sinni.
4. kafli
Fundir
13. gr.
Reglulega fundi klúbbsins skal halda á hverjum þriðjudegi kl.19.00, nema þann dag beri uppá almennan frídag, en þá fellur fundur niður. Stjórnin getur auk þess fellt niður allt að fjóra fastafundi á ári hverju, en þó þannig að aldrei falli niður fleiri en þrír fundir samfellt. Þegar nauðsyn krefur, eða gildar ástæður standa til, getur stjórnin fært fastafund til annars dags í sömu viku eða breytt fundartíma. Ætíð skal þess þá gætt að tilkynna félögum um slíkar breytingar í tæka tíð.
14. gr.
Fyrsti fundur í júlímánuði ár hvert er stjórnaskiptafundur og er hann um leið aðalfundur klúbbsins. Fráfarandi forseti flytur þá ársskýrslu sína og viðtakandi forseti leggur fram starfsáætlun nýrrar stjórnar og greinir frá skipan klúbbfélaga í nefndir. Aðrir stjórnarmenn eða formenn nefnda skulu þá einnig gera grein fyrir sínum störfum, eftir því sem ástæða þykir til, eða ef eftir því er leitað.
15. gr.
Reglulegir klúbbfundir eru ályktunarbærir í öllum málum þegar a.m.k. / hlutar félaga eru viðstaddir. Meirihluti ræður lyktum máls nema annað sé sérstaklega áskilið í sérlögum þessum eða í grundvallarlögum rótarýklúbba.
16. gr.
Forseti boðar til stjórnarfunda þegar hann telur ástæðu til, eða ef tveir stjórnarmenn óska þess. Ákvörðun stjórnar er endanleg í öllum klúbbmálum en heimilt er henni að vísa einstökum málum til afgreiðslu á klúbbfundi.
17.gr.
Stjórnarfundir eru ályktunarbærir ef þrír stjórnarmenn eru viðstaddir. Afl atkvæða ræður úrslitum, en atkvæði forseta sker úr, falli þau jöfn.
5. kafli
Nefndir
18. gr.
Varaforseti skipar fimm aðalnefndir fyrir komandi starfsár í samráði við meðstjórnendur sína og velur þeim formenn. Þær eru:
Starfsgreinanefnd (Classification Committee)
Félagavalsnefnd (Membership Committee)
Starfsþjónustunefnd (Vocational Service Committee)
Þjóðmálanefnd (Community Service Committee)
Alþjóðanefnd (International Service Committee)
Aðrar nefndir geta varaforseti eða sitjandi forseti skipað, í samráði við meðstjórnendur sína, hvenær sem er á starfsárinu til að fjalla um eða leysa af hendi einstök, afmörkuð verkefni. Setja skal slíkum nefndum sérstakt erindisbréf.
19. gr.
Helstu verkefni og skyldur aðalnefndana eru sem hér segir:
Starfsgreinanefnd hefur það verkefni að fylgjast með því, hvort á starfssvæði klúbbsins sé að finna mikilvægar starfsgreinar, sem ekki eiga fulltrúa í klúbbnum. Ef svo er ber henni að vekja athygli stjórnar klúbbsins og félagavalsnefndar á því.
Félagavalsnefnd skal hafa frumkvæði að því að leita uppi einstaklinga, sem þykja koma til greina sem fulltrúar sinna starfsgreina í klúbbnum, og uppfylla þau almennu skilyrði félagsaðildar að vera vel metnir í starfi og virtir af athöfnum sínum. Hún fer auk þess yfir allar tillögur um nýja félaga, sem berast kunna frá stjórn klúbbsins eða einstökum félögum. Hún kynnir sér gaumgæfilega hvort þeir njóti álits og trausts í störfum sínum og hvort þeir eru félagslyndir. Nefndin lætur stjórn klúbbsins í té álit sitt og tillögur um val á nýjum félögum.
Starfsþjónustunefnd skal sjá um að klúbbfélagar veiti fræðslu um starfsgrein sína í því skyni, að félagarnir öðlist skilning á viðfangsefnum og starfsaðstöðu hvers annars og því, hvaða þjónustuhlutverki hver og einn gegnir í þjóðfélaginu.
Þjóðmálanefnd sér um að mikilvæg mál bæjarfélagsins og þjóðfélagsins séu kynnt og rædd á fundum klúbbsins. Hún hefur frumkvæði að því hvenær og með hvaða hætti klúbburinn lætur slík málefni til sín taka eða leggur þeim lið.
Alþjóðanefnd annast fræðslu um viðhorf Rótarý til alþjóðamála og störf hreyfingarinnar á þeim vettvangi. Nefndin skal taka á móti erlendum gestum klúbbsins og aðstoða þá eftir föngum.
20. gr.
Nefndir klúbbsins starfa að öðru leiti eftir þeim reglum og fyrirmælum, sem þeim eru settar af forseta klúbbsins og reglum Rotary International. Formaður nefnda stjórnar fundum hennar og sér um að hrinda ákvörðunum hennar í framkvæmd. Forseti klúbbsins getur sótt fundi í öllum nefndum og kvatt formenn þeirra, eða nefndarmenn alla, til að sitja einstaka stjórnarfundi.
6.kafli
Verkefnasjóður
21. gr.
Klúbburinn er eigandi sérstaks sjóðs, verkefnasjóðs, sem er ætlað að standa undir eða taka þátt í kostnaði við sérstök viðfangsefni á hans vegum. Óheimilt er að verja fjármunum sjóðsins til greiðslu á venjulegum rekstrarkostnaði klúbbsins.
22. gr.
Við afgreiðsu ársreiknings og samþykkt fjárhagsáætlunar, sbr. 10. gr., getur stjórnin lagt til að tiltekinn hluti af árgjaldi hvers félaga skuli renna til verkefnasjóðs. Einnig má ákveða að tekjuafgangur, sem kann að hafa orðið af rekstrinum, skuli renna að hluta til eða alfarið í sjóðinn. Stjórn sjóðsins getur auk þess haft frumkvæði að sérstakri fjáröflun til hans.
23. gr.
Stjórn sjóðsins skipa þrír félagar kosnir á kjörfundi sbr. 4 gr. Formann skal kjósa sérstaklega. Heimilt er að endurkjósa stjórnarmenn. Stjórn sjóðsins hefur umsjón með sjóðnum, annast ávöxtun hans og leggur fyrir félagsfund tillögur um framlög úr honum. Reikningsár sjóðsins er 1. júlí til 30. júní og skal ársreikningur hans lagður fyrir félagsfund til samþykktar á sama fundi og ársreikningur klúbbsins. Kjörnir endurskoðendur klúbbsins skulu einnig annast endurskoðun verkefnasjóðs.
19
7. kafli
Nýir félagar
24. gr.
Félagavalsnefnd og allir félagar í klúbbnum geta gert tillögu um að nýr félagi skuli tekinn í klúbbinn. Auk þess geta aðrir rótarýklúbbar gert tillögu um að félagi eða fyrrverandi félagi þeirra fái inngöngu í klúbbinn. Öllum slíkum tillögum skal beint skriflega til stjórnar.
25. gr.
Þegar stjórn klúbbsins berst tillaga um nýjan félaga skal hún fela starfsgreinanefnd að ganga úr skugga um að starfsgrein tilnefnds félaga sé laus og hvort hún telst vera æskileg viðbót við starfsgreinaskrá klúbbsins. Jafnframt felur stjórnin félagavalsnefnd að kanna og láta í ljós álit á því hvort viðkomandi einstaklingur stenst þær kröfur, sem gerðar eru til nýrra félaga. Það kemur ekki í veg fyrir inntöku félaga, sem flytur úr öðrum klúbbi, þótt starfsgrein hans sé þegar skipuð.
26. gr.
Að lokinni þessari athugun, og aldrei síðar en 30 dögum eftir að tillaga barst, skal stjórnin taka ákvörðun um hvort hún er samþykkt eða henni synjað og tilkynnir ritari um niðurstöðuna til þess sem tillöguna bar fram. Samþykki stjórn klúbbsins tillöguna skal viðkomandi upplýstur um markmið Rótarý og um þau réttindi og skyldur sem eru samfara félagsaðild. Hann skal síðan undirrita inntökubeiðni og telst með því samþykkja að nafn hans og starfs grein verði kynnt félögum í klúbbnum.
27. gr.
Hafi ekki borist skrifleg andmæli frá félaga í klúbbnum innan sjö daga frá því tillagan var kynnt á reglulegum félagsfundi telst viðkomandi rétt kjörinn félagi í klúbbnum. Ef andmæli berast skal stjórnin athuga valið að nýju og kynna sér máls ástæður. Horfið skal frá inntöku ef mótatkvæði er þá greitt innan stjórnarinnar.
28. gr.
Forseti tekur nýja félaga í klúbbinn og skal sú athöfn fara fram með virðulegum hætti. Ritari tilkynnir Rotary International og skrifstofu umdæmisstjóra um inntöku hins nýja félaga. Félagavalsnefnd skal leggja nýjum félaga til fræðsluefni um rótarýhreyfinguna og tilnefna einn félaga úr klúbbnum, sem skal vera hinum nýja félaga til aðstoðar við að aðlagast klúbbstarfinu.
29. gr.
Val á heiðursfélaga fer fram með sama hætti og val virks félaga, eftir því sem við á. Um hæfi heiðursfélaga og réttindi fer að öðru leyti eftir grundvallarlögum rótarýklúbbana.
30. gr.
Óheimilt er að skýra frá utan klúbbsins neinu því, sem varðar inntöku nýs félaga eða val á heiðursfélaga.
8. kafli
Fundarsókn, skilyrði og slit félagsaðildar
31. gr.
Um fundasókn félaga, fjarveru þeirra og undanþágur frá funda sókn svo og um skilyrði félagsaðildar og slit hennar vegna vanrækslu á fundasókn eða af öðrum ástæðum, fer samkvæmt ákvæðum í grundavallarlögum rótarýklúbba.
9. kafli
Ýmis ákvæði
32. gr.
Tillögur eða málefni, sem fela í sér skuldbindingar fyrir klúbbinn, skulu ekki bornar upp á félagsfundi nema stjórnin hafi áður fjallað um þær. Hvorki má leita samskota á félagsfundum né bera þar fram hjálparbeiðnir nema fyrir liggi samþykki stjórn ar klúbbsins.
33. gr.
Greiðslur til Rótarýsjóðsins skulu vera frjáls framlög.
34. gr.
Stjórn klúbbsins getur sett reglur um fundarsköp ef hún telur að þess gerist þörf.
10. kafli
Lagabreytingar og gildistaka
35. gr.
Tillögur um lagabreytingar skulu vera skriflegar og skal stjórnin senda þær öllum félögum eigi síðar en einni viku áður en þær koma til umræðu. Lagabreytingar öðlast gildi ef meiri hluti félaga er viðstaddur á fundi og / hlutar fundarmanna samþykkja þær.
36. gr.
Sérlög þessi, sem eru byggð á gildandi grundvallarlögum rótarýklúbba og gilda samhliða þeim, öðlast gildi hinn 1. júlí 2006. Um leið falla úr gildi eldri sérlög klúbbsins frá árinu 1981 og sérstök reglugerð um Þingsjóð frá árinu 1992 .
Ákvæði til bráðabirgða
Að fengnu tilskyldu samþykki félagsfundar skulu eignir núverandi Þingsjóðs ganga til Verkefnasjóðs klúbbsins sbr. 6. kafla og teljast vera stofnfé hans. Verkefnasjóður tekur einnig við eignum og verkefnum núverandi vasasjóðs klúbbsins.
