Sérlög Rótarýklúbbs Kópavogs
Samþykkt á Rótarýfundi 12. apríl 2011
1.gr. Lög klúbbsinsAuk þessara sérlaga gilda fyrir klúbbinn grundvallarlög rótarýklúbba, eins og þau eru á hverjum tíma.
2.gr. Stjórn
Stjórn klúbbsins skipa 6 félagar. 5 eru kjörnir til eins ár í senn, þ.e. forseti, varaforseti (sem jafnframt er verðandi forseti eða tilnefndur forseti), ritari, gjaldkeri og stallari. Einnig á þar sæti fráfarandi forseti.
3.gr. Stjórnarkjör
1. Forseti klúbbsins skal á klúbbfundi um miðjan nóvember leita eftir tilnefningum félaga um stjórnarmenn, þ.e. forseta, varaforseta, ritara, gjaldkera og stallara, skulu hver um sig kosnir í eftirfarandi röð: stallari, gjaldkeri, ritari og varaforseti. Tilnefningar skulu koma frá almennum félögum samkvæmt ákvörðun klúbbsins. Tilnefningar er berast skulu skráðar á kjörseðil fyrir hvert embætti fyrir sig. Hver félagi má tilnefna einn félaga í hvert embætti. Stjórnin skal yfirfara tilnefningar í hvert embætti og eru þrír í kjöri. Ef fleiri en þrír félagar koma til greina vegna jafnra atkvæða, skal hlutkesti ráða um það hverjir af hinum jöfnu skulu vera í kjöri. Hið sama gildir ef sami aðili fær flestar tilnefingar í fleiri en eitt embætti. Kosning skal fara fram á kjörfundi í desember. Þeir frambjóðendur í embætti forseta, varaforseta, ritara, gjaldkera og stallara er flest atkvæði fá skulu lýstir rétt kjörnir í viðkomandi embætti. Sá félagi sem þannig er kjörinn varaforseti nefnist tilnefndur forseti. Tilnefndur forseti fær starfsheitið verðandi forseti 1. júlí ári áður en hann tekur við sem forseti og skal starfa sem meðstjórnandi á því ári sem hefst 1. júlí eftir kjör hans. Hann tekur síðan við sem forseti 1. júlí þar á eftir.
2. Stjórnarmenn sem kosnir eru skv. lið 1. mynda stjórn klúbbsins..
3. Forfallist stjórnarmaður skulu aðrir stjórnarmenn velja eftirmann/menn.
4. Forfallist verðandi stjórnarmaður skulu aðrir verðandi stjórnarmenn velja eftirmann/menn.
5. Á kjörfundi skal ennfremur kjósa tvo skoðunarmenn reikninga fyrir næsta starfsár og einn varaskoðunarmann, eftir tillögu forseta.
4. gr. Skyldur stjórnarmanna
1. Forseti. Forseti stýrir klúbb- og stjórnarfundum og sinnir öðrum þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti forseta.
2. Fráfarandi forseti. Fráfarandi forseti situr í stjórn klúbbsins og sinnir þeim störfum sem forseti eða stjórnin fela honum.
3. Verðandi forseti. Verðandi forseti situr í stjórn klúbbsins og sinnir þeim störfum sem forseti eða stjórnin fela honum.
4. Varaforseti. Varaforseti stýrir klúbb- og stjórnarfundum í fjarveru forseta og sinnir öðrum þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti varaforseta.
5. Ritari. Ritari heldur félagaskrá, skráir mætingar og fylgist með þeim, sendir út tilkynningar frá stjórn og nefndum klúbbsins og varðveitir fundargerðir klúbb-, stjórnar- og nefndarfunda, útbýr og sendir til RI umbeðnar skýrslur, þar á meðal misserisskýrslu 1. janúar og 1. júlí ár hvert ásamt árgjöldum félaga og hlutfallslegum árgjöldum félaga sem teknir hafa verið í klúbbinn eftir 1. janúar eða 1. júlí og skýrslur um breytingar á félagaskrá. Hann skal útbúa og senda umdæmisstjóra skýrslu um mætingar hvers mánaðar innan 15 daga frá síðasta fundi mánaðar, innheimta og greiða áskriftargjald fyrir viðurkennt Rótarý tímarit og sinna öðrum skyldum sem venjulega fylgja embætti ritara.
6. Gjaldkeri. Gjaldkeri ber ábyrgð á öllum sjóðum klúbbsins og gerir grein fyrir þeim árlega svo og hvenær sem stjórn óskar eftir. Þá skal hann sinna öðrum þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti gjaldkera. Við starfslok skal gjaldkeri afhenda viðtakandi gjaldkera eða viðtakandi forseta alla sjóði klúbbsins, sjóðsbækur eða aðrar eigur klúbbsins
7. Stallari. Stallari skal sinna þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti stallara og þeim öðrum sem forseti eða stjórn mæla fyrir um.Stallari sér um að vel sé búið að félögum á fundum, hann tekur á móti gestum og varðveitir og heldur skrá um flögg og aðra muni klúbbsins.
1. Aðalfundur skal haldinn á fyrsta fundi í júlímánuði árlega.Á aðalfundi skjal forseti lesa upp ársskýrslu og gjaldkeri leggja fram til samþykktar skoðaðan ársreikning.
2. Reglulega fundi klúbbsins skal halda á hverjum þriðjudegi kl. 12.15. Tilkynna skal klúbbfélögum í tæka tíð breytingar á fundartíma eða að fundur falli niður. Halda skal skrá yfir mætingar eða fjarveru klúbbfélaga annarra en heiðursfélaga (eða félaga án mætingarskyldu skv. grundvallarlögum rótarýklúbba) á klúbbfundum. Það telst mæting ef klúbbfélagi er viðstaddur 60% af fundartíma klúbbsins eða annars rótarýklúbbs eða eins og kveðið er á um í grein 9, lið 1 og 2 í grundvallarlögum rótarýklúbba.
3. Allir klúbbfundir eru ályktunarfærir í öllum málum þegar a.m.k. þriðjungur félaga eru á fundi.
4. Stjórnarfundi skal halda mánaðarlega. Auk þess skal halda stjórnarfundi ef forseti ákveður eða tveir aðrir stjórnarmenn óska þess.
5. Stjórnarfundir eru ályktunarfærir ef meirihluti stjórnarmanna er á fundi.
6.gr. Félagsgjöld
1. Inntökugjald skal það greitt fyrir inngöngu í klúbbinn nema viðkomandi uppfylli ákvæði 11. greinar grundvallarlaga rótarýklúbba.
2. Árgjald skal ákveðið við samþykkt fjárhagsáætlunar ár hvert. Stjórn er heimilt að ákveða lægra gjald fyrir félaga 70 ára og eldri. Árgjald skal greitt hálfsárslega þann 1. júlí og 1. janúar. Árgjald fyrir áskrift að viðurkenndu Rótarýtímariti skal innifalið í árgjaldi.
7.gr. Framkvæmd kosninga
Atkvæðagreiðslur um málefni klúbbsinu skulu fara fram með handauppréttingu nema kosning stjórnarmanna sem skal vera skrifleg. Stjórn getur ákveðið að atkvæðagreiðslur um ákveðin mál verði skriflegar.
8.gr. Þjónustuleiðirnar
Þjónustuleiðirnar marka hugsjónalega og verklega umgjörð um starfsemi klúbbsins. Þær eru klúbbþjónustan, starfsgreinaþjónustan, samfélagsþjónustan, alþjóðaþjónustan og ungmennaþjónustan. Klúbburinn skal taka mið af öllum þessum þjónustuleiðum í starfi sínu.
9.gr. Nefndir
Klúbbnefndum er ætlað að vinna að því að uppfylla markmið klúbbsins til bæði lengri og skemmri tíma litið. Verðandi forseti, forseti og fráfarandi forseti skulu vinna saman til að tryggja samfellu í stjórnun klúbbsins og áætlanagerð. Þegar mögulegt er skulu nefndarmenn skipaðir til þriggja ára til að tryggja samfellu. Verðandi forseti skal velja félaga í nefndir í stað þeirra er hætta, skipa nefndarformenn og stjórna fundum fyrir upphaf starfsársins til að skipulegga starfið. Mælt er með að nefndarformaður hafi áður setið í viðkomandi nefnd. Fastanefndir skulu vera:
- Klúbbþjónustunefnd
- Félagavalsnefnd
- Rotaryfræðslunefnd (Kynningarnefnd)
- Starfsþjónustunefnd
- Þjóðmálanefnd
- Alþjóðanefnd
- Skemmtinefnd
- Ungmennanefnd
- Menningarmálanefnd
- Viðurkenningarnefnd
Heimilt er að skipa nefndir um sérstök verkefni eftir þörfum.
a) Forseti klúbbsins er í krafti embættis síns sjálfskipaður í allar nefndir klúbbsins með full réttindi nefndarmanns.
b) Hver nefnd skal sinna verkefnum í samræmi við ákvæði þessara sérlaga auk þeirra verkefna sem þeim eru falin af forseta eða stjórn. Hafi nefnd ekki sérstaka heimild skal hún ekki setja verkefni í framkvæmd nema hafa áður kynnt verkefnið fyrir stjórn og fengið heimild hennar.
c) Nefndarformaður er ábyrgur fyrir starfi nefndarinnar og að haldnir séu fundir reglulega, hann fylgist með og stýrir nefndarstarfinu og upplýsir stjórn um starfið.
10.gr. Skyldur nefnda
Forseti skal yfirfara og endurskoða skyldur allra nefnda fyrir hans starfsár og styðjast við viðeigandi skilgreiningar frá RI og þjónustuleiðirnar.
Hverri nefnd skal í upphafi árs markaður ákveðinn starfsrammi þar sem tilgreind eru markmið og starfsáætlun til að vinna að á árinu. Verðandi forseti skal setja það á oddinn að útbúa markmið og starfsáætlanir fyrir nefndir klúbbsins og kynna stjórn fyrir upphaf ársins.
Helstu skyldur nefnda samkvæmt 9.gr. eru þessar:
10.1. Klúbbþjónustunefnd er að jafnaði skipuð fyrrverandi forsetum klúbbsins skal vera stjórninni ráðgefandi varðandi ýmis mál á sviði klúbbþjónustu. Hún skal fyrir 1.nóvember ár hvert gera skrá um þær starfsgreinar sem talið er rétt að geti átt fulltrúa í klúbbnum, svo og hverjar eigi þar fulltrúa. Nefndin skal vera ráðgefandi varðandi opnun nýrra starfsgreina. Þá skal nefndin athuga allar tillögur um nýja félaga.
10.2. Félagavalsnefnd. Nefndin skal koma á og innleiða leiðir til að ná til nýrra félaga og halda þeim í klúbbnum.
10.3.Rótarýfræðslunefnd sér um að veita félagaefnum og nýjum félögum fræðslu um réttindi og skyldur félaga í rotaryklúbbum, veita félögum fræðslu um Rótarý almennt, og stjórnarstarfsemi RI. Nefndin skal kynna Rótarý meðal almennings.
10.4. Starfsþjónustunefnd skal annast um, að klúbbfélagar veiti við og við fræðslu um starfsgrein sína til þess að félagar fái skilið vandamál og stafsaðstöðu hvers annars, og þjónustuhlutverk það sem hver um sig gegnir í þjóðfélaginu.
10.5. Þjóðmálanefnd skal sjá um að helstu mál sveitarfélagsins og þjóðfélagsins verði jafnan kynnt félögum á fundum.
10.6. Alþjóðanefnd skal annast um að veitt verði fræðsla um viðhorf Rótarý til alþjóðamála og á hvern hátt Rótarý og einstakir félagar geta best stuðlaða að og eflt velvild og gagnkvæman skiling þjóða í milli. Ennfremur er það hlutverk nefndarinnar að taka á móti erlendum Rótarýfélögum og veita þeim fyrirgreiðslu á fundum og annar staðar þar sem hennar er þörf á vegum klúbbsins.
10.7. Skemmtinefnd, sér um árshátið svo og aðrar skemmtanir sem klúbburinn heldur.
10.8. Viðurkenningarnefnd, sér um útnefningu og veitingu „Eldhugans“ ár hvert.
11.gr. Undanþága frá fundarsókn
Stjórn er heimilt að veita félaga undanþágu frá fundarsókn í mest tólf mánuði hafi hann óskað eftir því skriflega með rökstuðningi er stjórnin metur gildan.
12.gr. Fjármál
1. Stjórn skal fyrir upphaf hvers fjárhagsárs gera fjárhagsáætlun, þ.e. áætlun um tekjur og gjöld. Útgjöldum ber að halda innan ramma áætlunarinnar nema stjórn fjalli um og ákveði annað. Fjárhagsáætlun skal sundurliðuð þannig að hún sýni annarsvegar útgjöld vegna venjulegrar starfsemi klúbbsins og hins vegar útgjöld vegna þjónustuverkefna. Fjárhagsáætlun skal lögð fyrir klúbbfund til samþykktar.
2. Gjaldkeri skal varðveita fé klúbbsins á bankareikningi samkvæmt ákvörðun stjórnar. Fénu skal skipt í tvo sjóði, þ.e. rekstrarsjóð og sjóð vegna þjónustuverkefna.
3. Gjaldkeri eða annar stjórnamaður til þess valinn skal sjá um greiðslu reikninga en áður skulu tveir stjórnarmenn samþykkja þá með áritun sinni.
4. Skoðunarmaður með sérþekkingu skal endurskoða ársreikning klúbbsins.
5. Fjárhagsár klúbbsins er frá 1. júlí til 30. júní. Árgjöld skal innheimta hálfsárslega, þ.e. fyrir tímabilið 1. júlí til 31. desember og fyrir tímabilið 1. janúar til 30. júní. Greiðsla árgjalda til RI og áskriftargjald vegna Rótarýtímarits skal greiða 1. júlí og 1. janúar ár hvert miðað við fjölda klúbbfélaga á þeim tíma.
13.gr. Val nýrra félaga
1. Félagar í klúbbnum koma með tillögu um nýjan félaga.Tillögur um nýjan félaga skal afhenda formanni félagavalsnefndar (eða stjórn ef Félagavalsnefnd er ekki starfandi) bréflega, sem veitir henni viðtöku fyrir hönd stjórnar. Tillögur um nýja félaga eru trúnaðarmál uns afstaða klúbbsins liggur fyrir.
2. Félagavalsnefnd gengur úr skugga um að sá er gerð er tillaga um uppfylli kröfur sem gerðar eru til nýrra félaga í grundvallarlögum rótarýklúbba. Klúbbþjónustunefnd gerir tillögu um opnun starfsgreinar, samræmi við gildandi starfsgreinaskrá og athugar verðleika þess sem stungið er upp á.
3. Stjórn klúbbsins samþykkir eða synjar tillögunni innan 30 daga frá því hún kemur fram og lætur ritari þann sem tillöguna bar fram vita af niðurstöðunni.
4. Samþykki stjórn klúbbsins tillögu um nýjan félaga þá skal tillögumanni ásamt einum eða fleirum úr klúbbþjónustunefnd falið að kynna væntanlegum félaga markmið Rótarý og um réttindi og skyldur rótarýfélaga. Þá er viðkomandi beðinn um að undirrita inntökublað og að heimila að nafn hans/hennar ásamt starfsgrein verði kynnt félögum í klúbbnum.
5. Hafi stjórn klúbbsins ekki borist skrifleg rökstudd andmæli frá félögum í klúbbnum (öðrum en heiðursfélögum) við inntöku viðkomandi innan sjö daga frá því tillagan var kynnt og þegar viðkomandi hefur greitt inntökugjald í klúbbinn í samræmi við sérlög þessi (ef ekki er um heiðursfélaga að ræða) telst hann/hún rétt kjörinn félagi í klúbbnum.
Hafi stjórnin fengið andmæli við framkomna tillögu um nýjan félaga skulu greidd atkvæði um hana á næsta stjórnarfundi. Ef tillagan er samþykkt þrátt fyrir fram komin andmæli þá telst viðkomandi rétt kjörinn félagi í klúbbnum þegar inntökugjald hefur verið greitt.
6. Í framhaldi af kjörinu sér forseti um inntöku hins nýja félaga og að honum sé afhent Rótarýmerki/meðlimskort og fræðsluefni um Rótarý fyrir nýja félaga. Forseti eða ritari skulu tilkynna RI inngöngu hins nýja félaga. Forseti skal einnig tilnefna klúbbfélaga til að aðstoða hinn nýja félaga við að aðlagast klúbbstarfinu og jafnframt fela honum verkefni er tengist starfi klúbbsins.
7. Klúbburinn getur samkvæmt tillögu stjórnar valið heiðursfélaga í samræmi við grundvallarlög rótarýklúbba.
14.gr. Tillögur
Málefni eða tillögur sem fela í sér skuldbindingu fyrir klúbbinn skulu ekki bornar upp á fundi fyrr en stjórn klúbbsins hefur fjallað um þær. Komi slík mál fyrir fund án vitundar stjórnar skal þeim umræðulaust vísað til hennar.
15.gr. Dagskrá funda
Fundarsetning
Kynning gesta
Upplýsingar um bréfaskipti, tilkynningar og rótarýmálefni.
Skýrslur nefnda ef einhverjar eru
Ólokin mál
Ný mál
Fundarefni
Fundarslit
16.gr. Lagabreytingar
Lögum þessum má breyta á hvaða reglulegum klúbbfundi sem er, sé meirihluti félaga viðstaddur og með atkvæðum 2/3 hluta viðstaddra, að því tilskyldu að tillögur um lagabreytingar hafi verið sendar klúbbfélögum minnst tíu dögum fyrir fundinn. Breytingar á lögunum skulu vera í samræmi við grundvallarlög rótarýklúbba og grundvallar- og sérlög RI.
Þessi sérlög voru samþykkt á félagsfundi 12. apríl 2011.
