Sérlög Rótarýklúbbsins Borgir-Kópavogur

1.grein    Skilgreiningar

 

a)  Stjórn:                                 Stjórn klúbbsins

b)  Stjórnarmaður:                       Stjórnarmaður í klúbbnum

c)  Félagi:                                 Félagi annar en heiðursfélagi í klúbbnum

d)  RI:                                      Rotary International

e)  Ár:                                      12 mánaða tímabil sem hefst 1. júlí

f)   Fráfarandi forseti:                    Fyrrverandi forseti sem síðast lét af störfum

g)  Almennur rekstrarkostnaður:     Kostnaður við reglulegt fundahald klúbbsins og rekstur

h)  Sérstakur hluti félagsgjalda:      Sá hluti félagsgjalda sem fer til greiðslu umdæmisgjalda og Rótarý International.

 

2.grein     Nafn og klúbbsvæði

 

Klúbburinn heitir Rótarýklúbburinn Borgir-Kópavogi.  Klúbbsvæði hans er Kópavogur og nágrenni.

 

3. grein    Stjórn

 

Stjórn klúbbsins skipa 6 félagar, þ.e. forseti, fráfarandi forseti, verðandi forseti, ritari, gjaldkeri og stallari.

 

4. grein    Stjórnarkjör

 

1.     Forseti klúbbsins skal á fyrsta klúbbfundi í nóvember, leita eftir tilnefningum félaga um stjórnarmenn, þ.e. forseta, ritara, gjaldkera og stallara. Tilnefningar geta komið hvort sem er frá uppstillingarnefnd og/eða almennum félögum samkvæmt ákvörðun klúbbsins. Ef ákvörðun er tekin um að skipa uppstillingarnefnd þá skal hún valin samkvæmt nánari ákvörðun klúbbsins. Tilnefningar er berast stjórn skulu skráðar á kjörseðil í stafrófsröð fyrir hvert embætti fyrir sig. Tilnefningar má einnig senda í tölvupósti. Tilnefningar skulu berast stjórn amk. tveim vikum fyrir kjörfund. Kosning skal fara fram á kjörfundi. Þeir frambjóðendur í embætti forseta, ritara gjaldkera og stallara er flest atkvæði fá skulu lýstir kjörnir í viðkomandi embætti.  Sá félagi sem þannig er kjörinn forseti nefnist tilnefndur forseti. Tilnefndur forseti fær starfsheitið verðandi forseti 1. júlí ári áður en hann tekur við sem forseti og skal starfa sem meðstjórnandi á því ári sem hefst 1. júlí eftir kjör hans. Hann tekur síðan við sem forseti 1. júlí þar á eftir.

2.     Stjórnarmenn sem kosnir eru skv. lið 1. mynda stjórn klúbbsins. Forfallist stjórnarmaður skulu aðrir stjórnarmenn velja eftirmann/menn.

3.     Forfallist verðandi stjórnarmaður skulu aðrir verðandi stjórnarmenn velja eftirmann/menn.

 

5. grein    Skyldur stjórnarmanna

 

1.     Forseti. Forseti stýrir klúbb- og stjórnarfundum og sinnir öðrum þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti forseta.

2.     Fráfarandi forseti. Fráfarandi forseti situr í stjórn klúbbsins og sinnir þeim störfum sem forseti eða stjórnin fela honum.

3.     Verðandi forseti. Verðandi forseti situr í stjórn klúbbsins og sinnir þeim störfum sem forseti eða stjórnin fela honum.

4.     Ritari. Ritari heldur félagaskrá, skráir mætingar og fylgist með þeim. Hann sendir út tilkynningar frá stjórn og nefndum klúbbsins og varðveitir fundargerðir klúbb-, stjórnar- og nefndarfunda. Fundargerðir skulu aðgengilegar félagsmönnum innan 60 daga frá fundum.  Hann útbýr og sendir til RI umbeðnar skýrslur, þar á meðal misserisskýrslu 1. janúar og 1. júlí ár hvert ásamt árgjöldum félaga og hlutfallslegum árgjöldum félaga sem teknir hafa verið í klúbbinn eftir 1. janúar eða 1. júlí og skýrslur um breytingar á félagaskrá. Hann skal innheimta og greiða áskriftargjald fyrir viðurkennt Rótarý tímarit og sinna öðrum skyldum sem venjulega fylgja embætti ritara.

5.     Gjaldkeri. Gjaldkeri ber ábyrgð á öllum sjóðum klúbbsins og gerir grein fyrir þeim árlega svo og hvenær sem stjórn óskar eftir. Þá skal hann sinna öðrum þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti gjaldkera. Við starfslok skal gjaldkeri afhenda viðtakandi gjaldkera eða viðtakandi forseta alla sjóði klúbbsins, sjóðsbækur eða aðrar eigur klúbbsins

6.     Stallari. Stallari skal sinna þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti stallara og þeim öðrum sem forseti eða stjórn mæla fyrir um.

 

6. grein    Fundir

 

1.    Kjörfundur/ skal haldinn á síðasta fastafundi í nóvember árlega og á honum skal kjósa stjórnarmenn næsta starfsárs.

2.    Reglulega fundi klúbbsins skal halda á hverjum fimmtudegi kl. 07.45 að sumarhléi undanskyldu. Stjórn er heimilt, að fella niður eða fresta fundum að því tilskyldu að fundir séu haldnir að minnsta kosti tvisvar í mánuði að sumarhléi undanskyldu. Tilkynna skal klúbbfélögum í tæka tíð breytingar á fundartíma eða að fundur falli niður.

3.  Halda skal skrá yfir mætingar eða fjarveru klúbbfélaga annarra en heiðursfélaga (eða félaga án mætingarskyldu skv. grundvallarlögum rótarýklúbba) á klúbbfundum. Það telst mæting ef klúbbfélagi er viðstaddur 60% af fundartíma klúbbsins eða annars rótarýklúbbs eða eins og kveðið er á um í grein 9, lið 1 og 2 í grundvallarlögum rótarýklúbba.

4.     Allir klúbbfundir eru ályktunarfærir í öllum málum þegar a.m.k. þriðjungur félaga eru á fundi.

5.     Stjórn skal funda eftir þörfum. Auk þess skal halda stjórnarfundi ef forseti ákveður eða tveir aðrir stjórnarmenn óska þess.

6.     Stjórnarfundir eru ályktunarfærir ef meirihluti stjórnarmanna er á fundi.

 

7. grein    Félagsgjöld

 

Stjórn tekur ákvörðun um hvert árgjald skuli vera og skal það greitt með 12 jöfnum mánaðarlegum greiðslum. Árgjald fyrir áskrift að viðurkenndu Rótarýtímariti skal innifalið í árgjaldi.

 

8. grein    Framkvæmd kosninga

 

Atkvæðagreiðslur um málefni klúbbsinu skulu fara fram með handauppréttingu nema kosning stjórnarmanna sem skal vera skrifleg. Stjórn getur ákveðið að atkvæðagreiðslur um ákveðin mál verði skriflegar.

 

9. grein    Þjónustuleiðirnar

 

Þjónustuleiðirnar marka hugsjónalega og verklega umgjörð um starfsemi klúbbsins. Þær eru klúbbþjónustan, starfsgreinaþjónustan, samfélagsþjónustan, alþjóðaþjónustan og ungmennaþjónustan. Klúbburinn skal taka mið af öllum þessum þjónustuleiðum í starfi sínu.

 

10. grein    Nefndir

 

Klúbbnefndum er ætlað að vinna að því að uppfylla markmið klúbbsins til bæði lengri og skemmri tíma litið. Verðandi forseti, forseti og fráfarandi forseti skulu vinna saman til að tryggja samfellu í stjórnun klúbbsins og áætlanagerð. Verðandi forseti skal velja félaga í nefndir í stað þeirra er hætta, skipa nefndarformenn og stjórna fundum fyrir upphaf starfsársins til að skipulegga starfið. Mælt er með að nefndarformaður hafi áður setið í viðkomandi nefnd. Nefndum skulu m.a. falin eftirfarandi verkefni:

• að koma á og innleiða leiðir til að ná til nýrra félaga og að halda þeim í klúbbnum,
• að stýra viðburðum sem stuðla að öflugu klúbbstarfi,
• að gera áætlun um kynningu meðal almennings um Rótarý og á þjónustuverkefnum klúbbsins og fylgja henni eftir,
• að taka saman hugmyndir um þjónustuverkefni tengd fræðslu-, mannúðar- og atvinnumálum sem þarf að sinna á starfssvæði klúbbsins og koma þeim í framkvæmd,
• vinna að stuðningi við Rótarýsjóðinn bæði með beinum framlögum félaga og annari fjáröflunarstarfsemi.

 

Fastanefndir klúbbsins skulu vera:

Starfsþjónustunefnd, þjóðmálanefnd, alþjóðanefnd, framkvæmdanefnd, félagavalsnefnd og ,

Rótarýsjóðsnefnd.  Forseti getur að fengnu samþykki stjórnar  skipað aðrar þær nefndir sem hann telur nauðsyn á hverju sinni og skulu þær starfa skv. fyrirmælum stjórnar.

Forseta klúbbsins er heimilt í krafti embættis síns að sitja fundi í öllum nefndum klúbbsins með full réttindi nefndarmanns.

Hver nefnd skal sinna verkefnum í samræmi við ákvæði þessara sérlaga auk þeirra verkefna sem þeim eru falin af forseta eða stjórn.

Hafi nefnd ekki sérstaka heimild skal hún ekki setja verkefni í framkvæmd nema hafa áður kynnt verkefnið fyrir stjórn og fengið heimild hennar.

 

Nefndarformaður er ábyrgur fyrir starfi nefndarinnar og að haldnir séu fundir reglulega, hann fylgist með og stýrir nefndarstarfinu og upplýsir stjórn um starfið.

 

11. grein    Skyldur nefnda

 

Forseti skal yfirfara og endurskoða skyldur allra nefnda fyrir hans starfsár og styðjast við viðeigandi skilgreiningar frá RI og þjónustuleiðirnar.

 

Hverri  nefnd skal í upphafi árs markaður ákveðinn starfsrammi þar sem tilgreind eru markmið og starfsáætlun til að vinna að á árinu. Verðandi forseti skal útbúa markmið og starfsáætlanir fyrir nefndir klúbbsins og kynna stjórn fyrir upphaf ársins.

 

12. grein    Undanþágur og fundarsókn

 

Stjórn er heimilt að veita félaga undanþágu frá fundarsókn í mest tólf mánuði hafi hann óskað eftir því skriflega með rökstuðningi er stjórnin metur gildan. Félagi skal undanþeginn almennum rekstrarkostnaði meðan hann er í leyfi skv. nánari ákvörðun stjórnar.

 

Rótarýfélagar geta fengið undanþágu frá mætingu er samtala árafjölda þeirra sem félagar í einum eða fleiri klúbbum og aldri þeirra er að minnsta kosti 85 og þar af skulu þeir hafa verið félagar í 20 ár að minnsta kosti.

 

Hafi klúbbfélagi sýnt af sér stórfellda vanrækslu í fundarsókn án viðhlítandi skýringa að mati stjórnar eða vanrækt ítrekað greiðslu félagsgjalda er stjórn heimilt að fella niður félagsaðild hans tímabundið í allt að 90 daga. Að loknum þeim tíma skal stjórn annað hvort segja upp félagsaðild hans eða taka hann inn að nýju.

 

13. grein    Fjármál

 

1.     Stjórn skal fyrir upphaf hvers fjárhagsárs gera fjárhagsáætlun, þ.e. áætlun um tekjur og gjöld. Útgjöldum ber að halda innan ramma áætlunarinnar nema stjórn fjalli um og ákveði annað. Fjárhagsáætlun skal sundurliðuð þannig að hún sýni annarsvegar útgjöld vegna venjulegrar starfsemi klúbbsins og hins vegar útgjöld vegna þjónustuverkefna.

2.     Gjaldkeri skal varðveita fé klúbbsins á bankareikningi samkvæmt ákvörðun stjórnar.

3.     Gjaldkeri eða annar stjórnamaður til þess valinn skal sjá um greiðslu reikninga Skoðunarmaður með sérþekkingu skal endurskoða ársreikning klúbbsins.

4.     Stjórnarmenn sem bera ábyrgð á sjóðum klúbbsins skulu leggja fram ábyrgðartryggingu fyrir öruggri vörslu sjóðanna eins og krafist er af stjórn klúbbsins. Tryggingariðgjald skal greitt af klúbbnum.

5.     Fjárhagsár klúbbsins er frá 1. júlí til 30. júní. Árgjöld skal innheimta hálfsárslega, þ.e. fyrir tímabilið 1. júlí til 31. desember og fyrir tímabilið 1. janúar til 30. júní. Greiðsla árgjalda til RI og áskriftargjald vegna Rótarýtímarits skal greiða 1. júlí og 1. janúar ár hvert miðað við fjölda klúbbfélaga á þeim tíma.

  

14. grein    Val nýrra félaga

 

1.     Félagar í klúbbnum geta komið tillögu um nýjan félaga skriflega til stjórnar og tekur ritari við henni fyrir hönd stjórnarinnar. Aðrir rótarýklúbbar geta borið fram tillögu um að félagar eða fyrrverandi félagar í þeirra klúbbi verði gerðir að félögum í klúbbnum. Tillögur um nýja félaga eru trúnaðarmál svo lengi sem kveðið er á um í lögum þessum. Einstaklingur getur samtímis verið með aðild að Rotaract og Rotarýklúbbi.

2.     Stjórn klúbbsins gengur úr skugga um að sá er gerð er tillaga um uppfylli kröfur sem gerðar eru til nýrra félaga í grundvallarlögum rótarýklúbba. Nýr félagi skal vera skuldlaus við sinn fyrri Rótarýklúbb.

3.     Stjórn klúbbsins samþykkir eða synjar tillögunni innan 30 daga frá því hún kemur fram og lætur ritari þann sem tillöguna bar fram vita af niðurstöðunni.

4.    Samþykki stjórn klúbbsins tillögu um nýjan félaga þá skal viðkomandi fræddur um markmið Rótarý og um réttindi og skyldur rótarýfélaga. Þá er viðkomandi beðinn um að undirrita inntökublað og að heimila að nafn hans/hennar ásamt starfsgrein verði kynnt félögum í klúbbnum.

5.     Hafi stjórn klúbbsins ekki borist skrifleg rökstudd andmæli frá félögum í klúbbnum (öðrum en heiðursfélögum) við inntöku viðkomandi innan sjö daga frá því tillagan var kynnt telst hann/hún rétt kjörinn félagi í klúbbnum. Hafi stjórnin fengið andmæli við framkomna tillögu um nýjan félaga skulu greidd atkvæði um hana á næsta stjórnarfundi. Ef tillagan er samþykkt þrátt fyrir fram komin andmæli þá telst viðkomandi rétt kjörinn félagi í klúbbnum.

6.     Í framhaldi af kjörinu sér forseti um inntöku hins nýja félaga og að honum sé afhent meðlimskort og fræðsluefni um Rótarý fyrir nýja félaga. Forseti eða ritari skulu tilkynna RI inngöngu hins nýja félaga. Forseti skal einnig tilnefna klúbbfélaga til að aðstoða hinn nýja félaga við að aðlagast klúbbstarfinu og jafnframt fela honum verkefni er tengist starfi klúbbsins.

7.     Klúbburinn getur samkvæmt tillögu stjórnar valið heiðursfélaga í samræmi við grundvallarlög rótarýklúbba. Heiðursfélagi greiðir ekki sérstakan hluta félagsgjalda en greiðir almennan rekstrarkostnað skv. nánari ákvörðun stjórnar.

 

15. grein    Tillögur

 

Málefni eða tillögur sem fela í sér skuldbindingu fyrir klúbbinn skulu ekki bornar upp á fundi fyrr en stjórn klúbbsins hefur fjallað um þær. Komi slík mál fyrir fund án vitundar stjórnar skal þeim umræðulaust vísað til hennar.

 

16. grein    Dagskrá funda

 

Fundarsetning

Kynning gesta

Upplýsingar um bréfaskipti, tilkynningar og  rótarýmálefni.

Skýrslur nefnda ef einhverjar eru

Ólokin mál

Ný mál

Fundarefni

Fundarslit

 

17. grein   Lagabreytingar

 

Lögum þessum má breyta á hvaða reglulegum klúbbfundi sem er, sé meirihluti félaga viðstaddur og með atkvæðum 2/3 hluta viðstaddra, að því tilskyldu að tillögur um lagabreytingar hafi verið sendar  klúbbfélögum minnst tíu dögum fyrir fundinn. Breytingar á lögunum skulu vera í samræmi við grundvallarlög rótarýklúbba og grundvallar- og sérlög RI.

 

 

 

 

 

Sérlög þessi öðluðust gildi með samþykki félaga á fundi í Rótarýklúbbnum Borgum 11. maí 2017.