Sérlög Rótarýklúbbs Akureyrar
með breytingum sem samþykktar voru 19. apríl 2017
Sérlög Rótarýklúbbs Akureyrar
1. grein Skilgreiningar
a) Stjórn: Stjórn klúbbsins
b) Stjórnarmaður: Stjórnarmaður í klúbbnum
c) Félagi: Félagi annar en heiðursfélagi í klúbbnum
d) RI: Rotary International
e) Ár: 12 mánaða tímabil sem hefst 1. júlí
f) Fráfarandi forseti: Fyrrverandi forseti sem síðast lét af störfum
2. grein Stjórn
Stjórn klúbbsins skipa sex félagar, þ.e. forseti, fráfarandi forseti, varaforseti sem jafnframt er verðandi forseti, ritari, gjaldkeri og stallari.
3. grein Stjórnarkjör
Forseti klúbbsins skal á klúbbfundi leita eftir tilnefningum félaga um stjórnarmenn, þ.e. forseta, ritara og gjaldkera. Tilnefningar geta komið hvort sem er frá uppstillingarnefnd eða almennum félögum samkvæmt ákvörðun klúbbsins. Ef ákvörðun er tekin um að skipa uppstillingarnefnd skal hún valin samkvæmt nánari ákvörðun klúbbsins. Tilnefningar sem berast skulu skráðar á kjörseðil í stafrófsröð fyrir hvert embætti fyrir sig. Kosning skal fara fram á kjörfundi. Þeir frambjóðendur í embætti forseta, ritara og gjaldkera er flest atkvæði fá skulu lýstir kjörnir í viðkomandi embætti. Sá félagi sem þannig er kjörinn forseti nefnist tilnefndur forseti og varaforseti. Tilnefndur forseti fær starfsheitið verðandi forseti 1. júlí þar á eftir, ári áður en hann tekur við sem forseti og skal starfa sem varaforseti uns hann tekur við sem forseti ári síðar. Verðandi forseti skal áður hafa verið a.m.k. eitt ár félagi í klúbbnum.
Stjórnarmenn sem kosnir eru skv. 1. efnisgrein mynda ásamt stallara stjórn klúbbsins. Áður en vika er liðin skal verðandi forseti kalla verðandi stjórn til fundar þar sem velja skal einn klúbbfélaga í embætti stallara.
Forfallist stjórnarmaður skulu aðrir stjórnarmenn velja eftirmann.
Forfallist verðandi stjórnarmaður skulu aðrir verðandi stjórnarmenn velja eftirmann.
4. grein Skyldur stjórnarmanna
Forseti stýrir klúbb- og stjórnarfundum og sinnir öðrum þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti forseta.
Fráfarandi forseti situr í stjórn klúbbsins og sinnir þeim störfum sem forseti eða stjórnin fela honum.
Verðandi forseti situr í stjórn klúbbsins og sinnir þeim störfum sem forseti eða stjórnin fela honum. Hann stýrir klúbb- og stjórnarfundum í fjarveru forseta. Forfallist hann einnig kemur röðin að fráfarandi forseta að stýra fundi, síðan að næsta forseta þar áður o.s.frv.
Ritari heldur félagaskrá, skráir mætingar og fylgist með þeim, sendir út tilkynningar frá stjórn og nefndum klúbbsins og varðveitir fundargerðir klúbb-, stjórnar- og nefndafunda, útbýr og sendir til RI umbeðnar skýrslur, þar á meðal misserisskýrslu 1. janúar og 1. júlí hvert ár ásamt árgjöldum félaga og hlutfallslegum árgjöldum félaga sem teknir hafa verið í klúbbinn eftir 1. janúar eða 1. júlí og skýrslur um breytingar á félagaskrá. Hann skal útbúa handa umdæmisstjóra skýrslu um mætingar hvers mánaðar innan 15 daga frá síðasta fundi mánaðar, innheimta og greiða áskriftargjald fyrir viðurkennt Rótarý-tímarit og sinna öðrum skyldum sem venjulega fylgja embætti ritara.
Gjaldkeri ber ábyrgð á öllum sjóðum klúbbsins og gerir grein fyrir þeim árlega svo og hvenær sem stjórn óskar eftir. Þá skal hann sinna öðrum þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti gjaldkera. Við starfslok skal gjaldkeri afhenda viðtakandi gjaldkera eða viðtakandi forseta alla sjóði klúbbsins, sjóðsbækur eða aðrar eignir klúbbsins.
Stallari annast um móttöku gesta á klúbbfundum og skal annars sinna þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti stallara og þeim öðrum sem forseti eða stjórn mæla fyrir um.
5. grein Fundir
Á fundi í nóvember skal forseti skora á félaga að tilnefna menn til að vera í stjórnarkjöri, og má hver tilnefna einn í hvert embætti. Kjörfundur skal svo haldinn á fyrsta fundi í desember. Aðalfundur og stjórnarskiptafundur er fyrsti fundur í júlí.
Reglulega fundi klúbbsins skal halda á hverjum miðvikudegi kl. 18:15. Tilkynna skal klúbbfélögum í tæka tíð breytingar á fundartíma eða að fundur falli niður. Halda skal skrá yfir mætingar eða fjarveru klúbbfélaga annarra en heiðursfélaga (eða félaga án mætingarskyldu skv. grundvallarlögum rótarýklúbba) á klúbbfundum. Það telst mæting ef félagi er viðstaddur 60% af fundartíma klúbbsins eða annars rótarýklúbbs eins og kveðið er á um í grein 9, lið 1 og 2 í grundvallarlögum rótarýklúbba. Bæta má upp fundarmætingu með þátttöku í þjónustuverkefnum eða öðrum viðburðum á vegum klúbbsins. Beri fundardag upp á lögboðinn eða viðurkenndan hátíðisdag, ef félagi í klúbbnum fellur frá, drepsóttir eða hamfarir ganga yfir byggðarlagið eða óeirðir verða getur klúbbstjórn fellt niður reglulegan fund. Af öðrum ástæðum má stjórn ekki fella niður meira en sex reglulega fundi á rótarýárinu og aldrei fleiri en fimm í röð.
Allir klúbbfundir eru ályktunarfærir í öllum málum þegar a.m.k. þriðjungur félaga er á fundi.
Stjórnarfundi skal halda mánaðarlega. Auk þess skal halda stjórnarfundi ef forseti ákveður eða tveir aðrir stjórnarmenn óska þess. Stjórnarfundir eru ályktunarhæfir ef meirihluti stjórnarmanna er á fundi, en falli atkvæði jafnt ræður atkvæði forseta.
6. grein Félagsgjöld
Inntökugjald er ekkert. Mánaðargjald félaga skal ákveðið árlega á aðalfundi, en sérhver félagi greiðir fyrir málsverð þegar hann mætir á vikulegan klúbbfund. Árgjald fyrir áskrift að viðurkenndu rótarýtímariti er innifalið í gjaldi.
7. grein Framkvæmd kosninga
Atkvæðagreiðslur um málefni klúbbsins skulu fara fram með handauppréttingu nema kosning stjórnarmanna skal vera skrifleg. Stjórn getur ákveðið að atkvæðagreiðslur um önnur mál verði skriflegar.
8. grein Þjónustuleiðirnar
Þjónustuleiðirnar marka hugsjónalega og verklega umgjörð um starfsemi klúbbsins. Þær eru klúbbþjónustan, starfsgreinaþjónustan, samfélagsþjónustan, alþjóðaþjónustan og ungmenna-þjónustan. Klúbburinn skal taka mið af öllum þessum þjónustuleiðum í starfi sínu.
9. grein Nefndir
Klúbbnefndum er ætlað að vinna að því að uppfylla markmið klúbbsins til lengri og skemmri tíma litið. Verðandi forseti, fráfarandi forseti og forseti skulu vinna saman til að tryggja samfellu í stjórnun klúbbsins og áætlanagerð. Þegar mögulegt er skulu nefndarmenn skipaðir til þriggja ára til að skapa samfellu. Verðandi forseti skal velja félaga í nefndir í stað þeirra er hætta, skipa nefndarformenn og stjórna fundum fyrir upphaf starfsársins til að skipuleggja starfið. Fastanefndir skulu vera:
1. Félagavalsnefnd skal finna leiðir til að ná til nýrra félaga og halda þeim í klúbbnum.
2. Kynningarnefnd skal gera áætlun um kynningu meðal almennings á Rótarý og á þjónustuverkefnum klúbbsins og starfi og fylgja henni eftir. Botnsreitur og málefni hans heyra undir nefndina.
3. Framkvæmdanefnd er ætlað að stýra viðburðum sem stuðla að öflugu klúbbstarfi, m.a. sjá um skemmtanir.
4. Þjónustunefnd er ætlað að taka saman hugmyndir um þjónustuverkefni tengd fræðslu-, mannúðar- og atvinnumálum sem þarf að sinna á starfssvæði klúbbsins eða erlendis og koma þeim í framkvæmd.
5. Rótarýsjóðsnefnd skal vinna að stuðningi við Rótarýsjóðinn bæði með beinum framlögum félaga og annarri fjáröflunarstarfsemi.
Heimilt er að skipa nefndir um sérstök verkefni eftir þörfum.
a) Forseti klúbbsins er sjálfskipaður í allar nefndir með full réttindi nefndarmanns.
b) Hver nefnd skal sinna verkefnum í samræmi við ákvæði þessara sérlaga auk þeirra verkefna sem þeim eru falin af forseta eða stjórn. Hafi nefnd ekki sérstaka heimild skal hún ekki setja verkefni í framkvæmd nema hafa áður kynnt verkefnið fyrir stjórn og fengið heimild hennar.
c) Nefndarformaður er ábyrgur fyrir starfi nefndarinnar og að haldnir séu fundir reglulega, hann fylgist með og stýrir nefndarstarfinu og upplýsir stjórn um starfið.
10. grein Skyldur nefnda
Forseti skal yfirfara og endurskoða skyldur allra nefnda fyrir hans starfsár og styðjast við viðeigandi skilgreiningar frá RI og þjónustuleiðirnar.
Hverri nefnd skal í upphafi árs markaður ákveðinn starfsrammi þar sem tilgreind eru markmið og starfsáætlun til að vinna að á árinu. Verðandi forseti skal setja það á oddinn að útbúa markmið og starfsáætlanir fyrir nefndir klúbbsins og kynna stjórn fyrir upphaf ársins.
11. grein Undanþága frá fundarsókn
Stjórn er heimilt að veita félaga undanþágu frá fundarsókn í mest tólf mánuði hafi hann óskað eftir því skriflega með rökstuðningi sem stjórnin metur gildan. Þessa undanþágu má framlengja sé um veikindi að ræða.
Ef summa af aldri og félagsaðild í einum eða fleiri Rótarýklúbbum er 85 ár eða meira og félaginn hefur óskað þess skriflega við ritara klúbbsins að vera undanþeginn mætingaskyldu getur stjórn orðið við beiðni hans.
12. grein Fjármál
Stjórn skal fyrir upphaf hvers fjárhagsárs gera fjárhagsáætlun, þ.e. áætlun um tekjur og gjöld. Útgjöldum ber að halda innan ramma áætlunarinnar nema stjórn fjalli um og ákveði annað. Fjárhagsáætlun skal sundurliðuð þannig að hún sýni annars vegar útgjöld vegna venjulegrar starfsemi klúbbsins og hins vegar útgjöld vegna þjónustuverkefna.
Gjaldkeri skal varðveita fé klúbbsins á bankareikningi samkvæmt ákvörðun stjórnar. Fénu er skipt í tvo sjóði, þ.e. rekstrarsjóð og verkefnasjóð sem lýtur stofnskrá frá 1990, breyttri 1997.
Gjaldkeri eða annar stjórnarmaður til þess valinn skal sjá um greiðslu reikninga en áður skulu tveir stjórnarmenn samþykkja þá með áritun sinni.
Skoðunarmaður með sérþekkingu skal endurskoða ársreikning klúbbsins.
Stjórnarmenn sem bera ábyrgð á sjóðum klúbbsins skulu leggja fram ábyrgðartryggingu fyrir öruggri vörslu sjóðanna eins og krafist er af stjórn klúbbsins. Tryggingariðgjald skal greitt af klúbbnum.
Fjárhagsár klúbbsins er frá 1. júlí til 30. júní. Árgjald skal innheimta minnst hálfsárslega, þ.e. fyrir tímabilið 1. júlí til 31. desember og fyrir tímabilið 1. janúar til 30. júní. Greiðsla árgjalda til RI og áskriftargjald vegna Rótarýtímarits skal greiða 1. júlí og 1. janúar ár hvert miðað við fjölda klúbbfélaga á þeim tíma.
13. grein Val nýrra félaga
Félagar í klúbbnum geta komið tillögu um nýjan félaga skriflega til stjórnar og tekur ritari við henni fyrir hönd stjórnar. Aðrir rótarýklúbbar geta borið fram tillögu um að félagar eða fyrrverandi félagar í þeirra klúbbi verði gerðir að félögum í klúbbnum. Tillögur um nýja félaga eru trúnaðarmál svo lengi sem kveðið er á um í lögum þessum.
Stjórn klúbbsins gengur úr skugga um að sá er gerð er tillaga um uppfylli kröfur sem gerðar eru til nýrra félaga í grundvallarlögum rótarýklúbba.
Stjórn klúbbsins samþykkir eða synjar tillögunni innan 30 daga frá því hún kemur fram og lætur ritari þann sem tillöguna bar fram vita af niðurstöðunni.
Samþykki stjórn klúbbsins tillögu um nýjan félaga þá skal viðkomandi fræddur um markmið Rótarý og um réttindi og skyldur rótarýfélaga. Þá er viðkomandi beðinn um að undirrita inntökublað og að heimila að nafn hans/hennar ásamt starfsgrein verði kynnt félögum í klúbbnum.
Hafi stjórn klúbbsins ekki borist skrifleg rökstudd andmæli frá félögum í klúbbnum (öðrum en heiðursfélögum) við inntöku viðkomandi innan sjö daga frá því að tillagan var kynnt og þegar viðkomandi hefur greitt inntökugjald í klúbbinn í samræmi við sérlög þessi (ef ekki er um heiðursfélaga að ræða) telst hann/hún rétt kjörinn félagi í klúbbnum. Hafi stjórnin fengið andmæli við framkomna tillögu um nýjan félaga skulu greidd atkvæði um hana á næsta stjórnarfundi. Ef tillagan er samþykkt þrátt fyrir fram komin andmæli telst viðkomandi rétt kjörinn félagi í klúbbnum þegar inntökugjald hefur verið greitt.
Í framhaldi af kjörinu sér forseti um inntöku hins nýja félaga og að honum sé afhent meðlimskort og fræðsluefni um Rótarý fyrir nýja félaga. Forseti eða ritari skulu tilkynna RI um inngöngu hins nýja félaga. Forseti skal einnig tilnefna klúbbfélaga til að aðstoða hinn nýja félaga við að aðlagast klúbbstarfinu og jafnframt fela honum verkefni er tengist starfi klúbbsins.
Klúbburinn getur samkvæmt tillögu stjórnar valið heiðursfélaga í samræmi við grundvallarlög rótarýklúbba.
14. grein Tillögur
Málefni eða tillögur sem fela í sér skuldbindingu fyrir klúbbinn skulu ekki bornar upp á fundi fyrr en stjórn hefur fjallað um þær. Komi slík mál fyrir fund án vitundar stjórnar skal þeim umræðulaust vísað til hennar.
15. grein Dagskrá funda
Fundarsetning
Kynning gesta
Upplýsingar um bréfaskipti, tilkynningar og rótarýmálefni
Skýrslur nefnda ef einhverjar eru
Ólokin mál
Ný mál
Fundarefni
Fundarslit
16. grein Lagabreytingar
Lögum þessum má breyta á hvaða reglulegum klúbbfundi sem er, sé meirihluti félaga viðstaddur og með atkvæðum 2/3 viðstaddra, að því tilskildu að tillögur um lagabreytingar hafi verið sendar klúbbfélögum minnst tíu dögum fyrir fundinn. Breytingar á lögunum skulu vera í samræmi við grundvallarlög rótarýklúbba og grundvallar- og sérlög RI.
Fyrri lög klúbbsins eru hér með felld úr gildi.
Þannig samþykkt í Rótarýklúbbi Akureyrar 9. apríl 2014
Skáletraðar breytingar voru samþykktar 19. apríl 2017
