Sérlög Rótarýklúbbs Reykjavíkur-Árbær
1. grein Skilgreiningar
a) Stjórn: Stjórn klúbbsins
b) Stjórnarmaður: Stjórnarmaður í klúbbnum
c) Félagi: Félagi annar en heiðursfélagi í klúbbnum
d) RI: Rotary International
e) Ár: 12 mánaða tímabil sem hefst 1. júlí
f) Fráfarandi forseti: Fyrrverandi forseti sem síðast lét af störfum
2. grein Stjórn
Stjórn klúbbsins skipa sex félagar, þ.e. forseti, fráfarandi forseti, verðandi forseti sem janframt er varaforseti (eða tilnefndur forseti ef verðandi hefur ekki verið valinn), ritari, gjaldkeri og stallari.
3. grein Stjórnarkjör
1. Forseti klúbbsins skal á klúbbfundi mánuði fyrir kjörfund leita eftir tilnefningum félaga um stjórnarmenn, þ.e. forseta, ritara, gjaldkera og stallara. Tilnefningar geta komið hvort sem er frá uppstillingarnefnd og/eða almennum félögum samkvæmt ákvörðun klúbbsins. Ef ákvörðun er tekin um að skipa uppstillingarnefnd þá skal hún valin samkvæmt nánari ákvörðun klúbbsins. Tilnefningar er berast skulu skráðar á kjörseðil í stafrófsröð fyrir hvert embætti fyrir sig. Kosning skal fara fram á aðalfundi/ kjörfundi. Þeir frambjóðendur í embætti forseta, ritara, gjaldkera og stallara er flest atkvæði fá skulu lýstir kjörnir í viðkomandi embætti. Sá félagi sem þannig er kjörinn forseti nefnist tilnefndur forseti. Tilnefndur forseti fær starfsheitið verðandi forseti 1. júlí ári áður en hann tekur við sem forseti og skal starfa sem meðstjórnandi á því ári sem hefst 1. júlí eftir kjör hans. Hann er jafnframt varaforseti það ár. Hann tekur síðan við sem forseti 1. júlí þar á eftir.
2. Stjórnarmenn sem kosnir eru skv. lið 1. mynda stjórn klúbbsins.
3. Forfallist stjórnarmaður skulu aðrir stjórnarmenn velja eftirmann/menn.
4. Forfallist verðandi stjórnarmaður skulu aðrir verðandi stjórnarmenn velja eftirmann/menn.
4. grein Skyldur stjórnarmanna
1. Forseti. Forseti stýrir klúbb- og stjórnarfundum og sinnir öðrum þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti forseta.
2. Fráfarandi forseti. Fráfarandi forseti situr í stjórn klúbbsins og er hlutverk hans fyrst og fremst að vera til ráðgjafar en sinnir að öðru leyti þeim störfum sem forseti eða stjórnin fela honum.
3. Verðandi forseti. Verðandi forseti situr í stjórn klúbbsins og sinnir þeim störfum sem forseti eða stjórnin fela honum.
4. Varaforseti. Varaforseti stýrir klúbb- og stjórnarfundum í fjarveru forseta og sinnir öðrum þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti varaforseta.
5. Ritari. Ritari heldur félagaskrá, skráir mætingar og fylgist með þeim, sendir út tilkynningar frá stjórn og nefndum klúbbsins og varðveitir fundargerðir klúbb-, stjórnar- og nefndarfunda, útbýr og sendir til RI umbeðnar skýrslur, þar á meðal misserisskýrslu 1. janúar og 1. júlí ár hvert ásamt árgjöldum félaga og hlutfallslegum árgjöldum félaga sem teknir hafa verið í klúbbinn eftir 1. janúar eða 1. júlí og skýrslur um breytingar á félagaskrá. Hann skal útbúa og senda umdæmisstjóra skýrslu um mætingar hvers mánaðar innan 15 daga frá síðasta fundi mánaðar, innheimta og greiða áskriftargjald fyrir viðurkennt Rótarý tímarit og sinna öðrum skyldum sem venjulega fylgja embætti ritara.
Ritari skrifar fundargerðir um alla stjórnarfundi klúbbsins og birtir þær félögum innan 60 daga frá fundinum.
6. Gjaldkeri. Gjaldkeri ber ábyrgð á öllum sjóðum klúbbsins og gerir grein fyrir þeim árlega svo og hvenær sem stjórn óskar eftir. Þá skal hann sinna öðrum þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti gjaldkera. Við starfslok skal gjaldkeri afhenda viðtakandi gjaldkera eða viðtakandi forseta alla sjóði klúbbsins, sjóðsbækur eða aðrar eigur klúbbsins
7. Stallari. Stallari skal sinna þeim skyldum sem venjulega fylgja embætti stallara og þeim öðrum sem forseti eða stjórn mæla fyrir um.
5. grein Fundir
1. Kjörfundur/Aðalfundur skal haldinn í nóvember árlega og á honum skal kjósa stjórnarmenn næsta starfsárs.
2. Reglulega fundi klúbbsins skal halda á hverjum fimmtudegi kl. 18:15. Tilkynna skal klúbbfélögum í tæka tíð breytingar á fundartíma eða að fundur falli niður. Halda skal skrá yfir mætingar eða fjarveru klúbbfélaga annarra en heiðursfélaga (eða félaga án mætingarskyldu skv. grundvallarlögum rótarýklúbba) á klúbbfundum. Það telst mæting ef klúbbfélagi er viðstaddur 60% af fundartíma klúbbsins eða annars rótarýklúbbs eða eins og kveðið er á um í grein 9, lið 1 og 2 í grundvallarlögum rótarýklúbba.
Sumarfrí er allt að tveimur mánuðum yfir hásumarið. Um jól og áramót eru felldir niður einn eða tveir fundir annar fyrir jól og hinn milli jóla og nýárs eftir því hvernig stendur á með fundardaga.
3. Allir klúbbfundir eru ályktunarfærir í öllum málum þegar a.m.k. þriðjungur félaga eru á fundi.
4. Stjórnarfundi skal halda mánaðarlega. Auk þess skal halda stjórnarfundi ef forseti ákveður eða tveir aðrir stjórnarmenn óska þess.
5. Stjórnarfundir eru ályktunarfærir ef meirihluti stjórnarmanna er á fundi.
6. grein Félagsgjöld
Félagar greiða mánaðarlega fast gjald til klúbbsins sem ákveðið er á félagsfundi, nú kr. 8.500. Innifalið í gjaldinu er árgjald og greiðsla fyrir mat á fundum.
7. grein Framkvæmd kosninga
Atkvæðagreiðslur um málefni klúbbsins skulu fara fram með handauppréttingu nema kosning stjórnarmanna sem skal vera skrifleg. Stjórn getur ákveðið að atkvæðagreiðslur um ákveðin mál verði skriflegar.
8. grein Þjónustuleiðirnar
Þjónustuleiðirnar marka hugsjónalega og verklega umgjörð um starfsemi klúbbsins. Þær eru klúbbþjónustan, starfsgreinaþjónustan, samfélagsþjónustan, alþjóðaþjónustan og ungmennaþjónustan. Klúbburinn skal taka mið af öllum þessum þjónustuleiðum í starfi sínu.
9. grein Nefndir
Klúbbnefndum er ætlað að vinna að því að uppfylla markmið klúbbsins til bæði lengri og skemmri tíma litið. Verðandi forseti, forseti og fráfarandi forseti skulu vinna saman til að tryggja samfellu í stjórnun klúbbsins og áætlanagerð. Þegar mögulegt er skulu nefndarmenn skipaðir til þriggja ára til að tryggja samfellu. Verðandi forseti skal velja félaga í nefndir í stað þeirra er hætta, skipa nefndarformenn og stjórna fundum fyrir upphaf starfsársins til að skipuleggja starfið. Mælt er með að nefndarformaður hafi áður setið í viðkomandi nefnd. Fastanefndir skulu vera:
• Félagavalsnefnd
Nefndin skal koma á og innleiða leiðir til að ná til nýrra félaga og að halda þeim í klúbbnum.
• Kynningarnefnd
Nefndin skal gera áætlun um kynningu meðal almennings um Rótarý og á þjónustuverkefnum klúbbsins og starfi og fylgja henni eftir.
• Framkvæmdanefnd
Nefndinni er ætlað að stýra viðburðum sem stuðla að öflugu klúbbstarfi.
• Þjónustunefnd
Nefndinni er ætlað að taka saman hugmyndir um þjónustuverkefni tengd fræðslu-, mannúðar- og atvinnumálum sem þarf að sinna á starfssvæði klúbbsins eða erlendis og koma þeim í framkvæmd.
• Rótarýsjóðsnefnd
Nefndin skal vinna að stuðningi við Rótarýsjóðinn bæði með beinum framlögum félaga og annarri fjáröflunarstarfsemi.
Heimilt er að skipa nefndir um sérstök verkefni eftir þörfum.
a) Forseti klúbbsins er í krafti embættis síns sjálfskipaður í allar nefndir klúbbsins með full réttindi nefndarmanns.
b) Hver nefnd skal sinna verkefnum í samræmi við ákvæði þessara sérlaga auk þeirra verkefna sem þeim eru falin af forseta eða stjórn. Hafi nefnd ekki sérstaka heimild skal hún ekki setja verkefni í framkvæmd nema hafa áður kynnt verkefnið fyrir stjórn og fengið heimild hennar.
c) Nefndarformaður er ábyrgur fyrir starfi nefndarinnar og að haldnir séu fundir reglulega, hann fylgist með og stýrir nefndarstarfinu og upplýsir stjórn um starfið.
10. grein Skyldur nefnda
Forseti skal yfirfara og endurskoða skyldur allra nefnda fyrir hans starfsár og styðjast við viðeigandi skilgreiningar frá RI og þjónustuleiðirnar.
Hverri nefnd skal í upphafi árs markaður ákveðinn starfsrammi þar sem tilgreind eru markmið og starfsáætlun til að vinna að á árinu. Verðandi forseti skal setja það á oddinn að útbúa markmið og starfsáætlanir fyrir nefndir klúbbsins og kynna stjórn fyrir upphaf ársins.
11. grein Undanþága frá fundarsókn
Stjórn er heimilt að veita félaga undanþágu frá fundarsókn í mest tólf mánuði hafi hann óskað eftir því skriflega með rökstuðningi er stjórnin metur gildan.
12. grein Fjármál
1. Stjórn skal fyrir upphaf hvers fjárhagsárs gera fjárhagsáætlun, þ.e. áætlun um tekjur og gjöld. Útgjöldum ber að halda innan ramma áætlunarinnar nema stjórn fjalli um og ákveði annað. Fjárhagsáætlun skal sundurliðuð þannig að hún sýni annarsvegar útgjöld vegna venjulegrar starfsemi klúbbsins og hins vegar útgjöld vegna þjónustuverkefna.
2. Gjaldkeri skal varðveita fé klúbbsins á bankareikningi samkvæmt ákvörðun stjórnar. Fénu skal skipt í tvo sjóði, þ.e. rekstrarsjóð og sjóð vegna þjónustuverkefna.
3. Gjaldkeri eða annar stjórnamaður til þess valinn skal sjá um greiðslu reikninga en áður skulu tveir stjórnarmenn samþykkja þá með áritun sinni.
4. Skoðunarmaður með sérþekkingu skal endurskoða ársreikning klúbbsins.
5. Stjórnarmenn sem bera ábyrgð á sjóðum klúbbsins skulu leggja fram ábyrgðartryggingu fyrir öruggri vörslu sjóðanna eins og krafist er af stjórn klúbbsins. Tryggingariðgjald skal greitt af klúbbnum.
6. Fjárhagsár klúbbsins er frá 1. júlí til 30. júní. Greiðsla árgjalda til RI og áskriftargjald vegna Rótarýtímarits skal greiða 1. júlí og 1. janúar ár hvert miðað við fjölda klúbbfélaga á þeim tíma.
13. grein Val nýrra félaga
1. Félagar í klúbbnum geta komið tillögu um nýjan félaga skriflega til stjórnar og tekur ritari við henni fyrir hönd stjórnarinnar. Aðrir rótarýklúbbar geta borið fram tillögu um að félagar eða fyrrverandi félagar í þeirra klúbbi verði gerðir að félögum í klúbbnum. Tillögur um nýja félaga eru trúnaðarmál svo lengi sem kveðið er á um í lögum þessum.
2. Stjórn klúbbsins gengur úr skugga um að sá er gerð er tillaga um uppfylli kröfur sem gerðar eru til nýrra félaga í grundvallarlögum rótarýklúbba.
3. Stjórn klúbbsins samþykkir eða synjar tillögunni innan 30 daga frá því hún kemur fram og lætur ritari þann sem tillöguna bar fram vita af niðurstöðunni.
4. Samþykki stjórn klúbbsins tillögu um nýjan félaga þá skal viðkomandi fræddur um markmið Rótarý og um réttindi og skyldur rótarýfélaga. Þá er viðkomandi beðinn um að undirrita inntökublað og að heimila að nafn hans/hennar ásamt starfsgrein verði kynnt félögum í klúbbnum.
5. Hafi stjórn klúbbsins ekki borist skrifleg rökstudd andmæli frá félögum í klúbbnum (öðrum en heiðursfélögum) við inntöku viðkomandi innan sjö daga frá því tillagan var kynnt telst hann/hún rétt kjörinn félagi í klúbbnum.
Hafi stjórnin fengið andmæli við framkomna tillögu um nýjan félaga skulu greidd atkvæði um hana á næsta stjórnarfundi. Ef tillagan er samþykkt þrátt fyrir fram komin andmæli þá telst viðkomandi rétt kjörinn félagi í klúbbnum.
6. Í framhaldi af kjörinu sér forseti um inntöku hins nýja félaga og að honum sé afhent félagaskrá og fræðsluefni um Rótarý fyrir nýja félaga. Forseti eða ritari skulu tilkynna RI inngöngu hins nýja félaga. Forseti skal einnig tilnefna klúbbfélaga til að aðstoða hinn nýja félaga við að aðlagast klúbbstarfinu og jafnframt fela honum verkefni er tengist starfi klúbbsins.
7. Klúbburinn getur samkvæmt tillögu stjórnar valið heiðursfélaga í samræmi við grundvallarlög rótarýklúbba.
14. grein Tillögur
Málefni eða tillögur sem fela í sér skuldbindingu fyrir klúbbinn skulu ekki bornar upp á fundi fyrr en stjórn klúbbsins hefur fjallað um þær. Komi slík mál fyrir fund án vitundar stjórnar skal þeim umræðulaust vísað til hennar.
15. grein Dagskrá funda
Fundarsetning
Kynning gesta
Upplýsingar um bréfaskipti, tilkynningar og rótarýmálefni.
Skýrslur nefnda ef einhverjar eru
Ólokin mál
Ný mál
Fundarefni
Fundarslit
16. grein Lagabreytingar
Lögum þessum má breyta á hvaða reglulegum klúbbfundi sem er, sé meirihluti félaga viðstaddur og með atkvæðum 2/3 hluta viðstaddra, að því tilskyldu að tillögur um lagabreytingar hafi verið sendar klúbbfélögum minnst tíu dögum fyrir fundinn. Breytingar á lögunum skulu vera í samræmi við grundvallarlög rótarýklúbba og grundvallar- og sérlög RI.
Þannig samþykkt á klúbbfundi 28. maí 2015 með breytingum sem samþykktar voru á klúbbfundi 8. júní 2017.
