Sérlög Rótarýklúbbsins Þinghóls

Samþykkt á aðalfundi XX.XX.XXXX

1.      KOSNING STJÓRNAR OG ANNARRAEMBÆTTISMANNA

1.1.              Stjórn klúbbsins skipa 5 kjörnir til eins árs í senn, forseti, varaforseti, sem jafnframt er viðtakandi forseti, ritari, gjaldkeri og stallari, hver þeirra kosinn sérstaklega og í nefndri röð. Jafnframt er stjórn klúbbsins heimilt að láta kjósa varastjórn með þeim hætti, sem hún ákveður.

1.2.              Um miðjan nóvember skal forseti skora á félaga að nefna menn til að vera í stjórnar­kjöri. Tilnefning skal vera skrifleg á þar til gerðum seðli og afhent ritara eigi síðar en eftir 10 daga. Hver félagi má tilnefna einn mann í hvert embætti. Stjórnin athugar allar tilnefningar og tilkynnir síðan á fyrsta fundi í desember, hverjir þrír hafi hlotið flest til­nefningaratkvæðli í hvert embætti, og eru þrír í kjöri. Ef fleiri en þrír menn koma til greina vegna jafnra atkvæða, sker stjórnin úr um það hvejir af hinum jöfnu skuli vera í kjöri. Skrifleg kosning skal fara fram á næsta fundi og er sá rétt kjörinn, sem þá hlýtur flest atkvæði. Ef tveir menn eða fleiri hljóta jöfn atkvæði, skal hlutkesti ráða. Ef einungis einn maður er tilnefndur er hann sjálf­kjörinn. Stjórninni er heimilt að fela klúbbþjónustunefnd að tilnefnda þá þrjá sem í kjöri skulu vera um hvert embætti. Kjörgengir í stjórn eru allir félagar nema heiðursfélagar.

1.3.              Á sama fundi, sem stjórn er kosin, skal kjósa tvo endurskoðendur reikninga fyrir næsta starfsár og einn varaendurskoðanda, eftir tillögu forseta.

1.4.              Forfallist stjórnarmaður á kjörtímabilinu setur stjórnin mann í hans stað, hafi varastjórn ekki verið kjörin.

2.      STJÓRN

2.1.              Stjórn klúbbsins, kjörin samkvæmt á­kvæðum í lið 1.2. þessara sérlaga skal hafa á hendi yfirstjórn allra mála klúbbsins.

3.      SKYLDUR EMBÆTTISMANNA

3.1.              Forseti stjórnar fundum klúbbs og stjórnar. Hann er málsvari klúbbsinins og gegnir öllum forsetaskyldum samkvæmt lögum og venjum.

3.2.              Varaforseti gegnir skyldum forseta í fjar­veru hans. Ef hann er einnig fjarverandi, gegnir forseti fyrra árs þeim og síðan næsti forseti þar á undan o.s.frv.

3.3.              Ritari skal halda gjörðabók fyrir klúbbfundi og stjórnarfundi og gerir skýrslu um fundar­sókn hvers einstaks félaga. Hann sendir öðrum Rotaryklúbbum tilkynningu, ef einhver félagi þeirra situr fundi klúbbsins. Stjórnin getur ákveðið, að hann semji og sendi viku- eða mánaðarbréf til klúbbfélaga sinna, annarra klúbba í umdæminu, um­dæmisstjóra og annarra ef ástæða þykir til. Hann semur og sendir skrifstofu Rotary International í Zurich það, sem hér segir:

·         Misserisskýrslu 1. júlí og 1. janúar.

·         Breytingar á félagaskrá og starfsgrein­um.

·         Tilkynningar um stiórnarkjör o.fl.. sem R.I. kann að mæla fyrir um.

Ritari sendir umdæmisstjóra:

·         Samrit tilkynninga til skrifstofu R.I. í Zurich.

·         Skýrslu um fundarsókn hvers mánaðar, og skal hún gerð og send að loknum síðasta fundi í hverjum mánuði.

·         Breytingar á fundarstað og fundartíma.

Eitt samrit af öllum þessum skjölum skal varðveitt í skjalasafni klúbbsins.

Að öðru leyti innir ritari af hendi þau störf, sem forseti klúbbsins eða umdæmisstjóri fela honum.

3.4.              Gjaldkeri innheimtir allar tekjur klúbbsins og greiðir alla reikninga, sem forseti árit­ar. Hann gerir reikningsskil á fyrsta fundi í júlímánuði og endranær, þegar stjórnin krefst þess. Að öðru leyti skal gjaldkeri leysa af hendi öll þau störf, sem samkvæmt lögum og venju varða embætti hans.

3.5.              Stallari sér um, að vel sé búið að félögum á fundum; Hann tekur á móti gestum sem sækja fundi; Hann varðveitir og heldur skrá um flögg og aðra muni klúbbsins og framkvæmir þau störf önnur er stallaraembætti fylgja og forsetifelur honum.

4.      FUNDIR

4.1.              Reglulega fundi klúbbsins skal halda á hverjum fimmtudegi kl 17.30. Þó getur klúbbstjórnin, þegar nauðsyn krefur eða gildar ástæður eru til ákveðið fund öðrum degi en venjulega, þó þannig að að hann sé á tímabilinu sem hefst daginn eftir reglulegan fundardag á undan og endar daginn fyrir næsta reglulegan fundardag.

4.2.              Fyrsti fundur í júlimánuði ár hvert er aðalfundur klúbbsins. Les fráfarandi forseti þá upp ársskýrslu, og gjaldkeri leggur fram til samþykktar endurskoðaðan ársreikning, en stallari gefur skýrslu um flögg og aðra muni klúbbsins. Eitt eintak af skýrslum þessum og af ársreikningum skal ritari varðveita.

4.3.              Allir klúbbfundir eru ályktunarfærir í öll­um málum, þegar a.m.k. 2/3 hluti félaga eru á fundi. Meirihluti atkvæða ræður í öllum málum, nema annað sé ákveðið í lögum klúbbsins.

4.4.              Forseti ákveður og boðar til stjórnarfunda. Auk þess skal halda stjórnarfundi, ef tveir aðrir stjórnarmenn óska þess.

4.5.              Stjórnarfundir eru ályktunarfærir, þegar a.m.k. þrír eru á fundi. Afl atkvæða ræður úrslitum. Atkvæði forseta sker úr, ef atkvæði eru jöfn.

5.      KLÚBBGJÖLD

5.1.              Stjórnin ákveður hvort greiða skuli inntökugjald. Greiðist það við inntöku í klúbbinn. Þeir sem einhvers staðar hafa áður verið Rotaryfélagar, þurfa ekki að greiða inntökugjaldið.

5.2.              Árgjald hvers félaga skal ákveðið við samþykkt fjárhagsáætlunar ár hvert. Stjórn er heimilt að ákveða lægra gjald fyrir félaga 70 ára og eldri.

6.      ATKVÆÐAGREIÐSLA

6.1.              Við fundarstörf í klúbbnum skal greiða atkvæði með handauppréttingu nema við kjör embættismanna og stjórnarmanna skal hafa leynilega atkvæðagreiðslu.

7.      NEFNDIR

7.1.              Í maímánuði skipar viðtakandi forseti að fengnu samþykki meðstjórnenda sinna, þessar nefndir:

·         Klúbbþjónustunefnd

·         Rotarýfræðslunefnd

·         Starfsþjónustunefnd

·         Þjóðmálanefnd

·         Alþjóðanefnd

·         Skemmtinefnd

·         Menningarmálanefnd

Aðrar nefndir og einstaka félaga skipar forseti til starfa með samþykki stjórnarinnar, þegar ástæða þykir til. Stjórnin ákveður fjölda nefndarmanna.

7.2.              Helstu skyldur nefnda og einstakra félaga, sem um getur í lið 7.1. eru þessar:

7.2.1.           Klúbbþjónustunstunefnd sem að jafnaði er skipuð fyrrverandi forsetum klúbbsins, skal vera stjórninni ráðgefandi varðandi ýmis mál á sviði klúbbþjónustu. Hún skal fyrir 1. nóvember ár hvert gera skrá um þær starfsgreinar sem talið er rétt að geti átt fulltrúa í klúbbnum, svo og hverjar eigi þar fulltrúa. Við gerð starfsgreinaskrárinnar og endurskoðun skal í meginatriðum fara eftir reglum þeim og leiðbeiningum sem eru í bókinni “Guide to Classifications” er Rotary International gefur út. Skal nefndin benda á þær starfs­greinar, sem æskilegt væri að eignuðust fulltrúa í klúbbnum. Nefndin er ráðgefandi varðandi opnun nýrra starfsgreina. Þá skal nefndin athuga allar tillögur um nýja félaga, fyrst og fremst mannkosti þeirra, félagslyndi og álit það sem þeir njóta í starfi og í þjóðfélaginu yfirleitt. Loks er nefndin ráðgefandi varðandi fjármál klúbbsins. Skal nefndin fjalla um árlega fjárhagsáætlun stjórnarinnar og benda á leiðir til fjáröflunar.

7.2.2.           Rotaryfræðslunefnd sér um að veita félagaefnum og nýjum félögum fræðslu um réttindi og skyldur félaga í rotaryklúbbnum, að veita félögunum fræðslu um Rotary, sögu þess, markmið, verkefni og störf og að veita félögunum fræðslu um þróun og stjórnarstarfsemi Rotary International.

7.2.3.           Starfsþjónustunefnd skal annast um, að klúbbfélagar veiti við og við fræðslu um starfsgrein sína til þess að félagar fái skilið vandamál og starfsaðstöðu hvers annars, og þjónustuhlutverk það sem hver um sig gegnir í þjóðfélaginu á hverjum tíma. Nefndin bendir félögum á leiðir til þess að sinna þjónustuhlutverki sínu. Nefndin sér um kynningu fjórprófsins innan klúbbsins og utan.

7.2.4.           Þjóðamálanefnd skal sjá um, að helstu mál sveitarfélagsins og þjóðfélagsins verði jafnan kynnt félögum á fundum og leiðbeina þeim eftir föngum um það á hvern hátt þeir geta best lagt þessum málum lið.

7.2.5.           Alþjóðanefnd skal annast um, að veitt verði fræðsla um viðhorf Rotary til alþjóðamála og á hvern hátt Rotaryfélagsskapurinn og einstakir félagar geta best stuðlað að og eflt velvild og gagnkvæman skilning þjóða í milli. Enn fremur er það hlutverk nefnd­arinnar að taka á móti erlendum Rotary­félögum og veita þeim fyrirgreiðslu á fundum og annars staðar þar sem hennar er þörf á vegum klúbbsins.

7.2.6.           Skemmtinefnd sér um árshátíð, svo og aðrar skemmtanir sem klúbburinn held­ur. Hún gengst fyrir gönguferðum og lengri eða skemmri ferðalögum fyrir klúbbfélaga.

7.2.7.           Menningarmálanefnd sér um að kynna félögum það sem efst er á baugi í menningarmálum þjóðarinnar hverju sinni og standa fyrir menningarviðburðum.

7.3.              Forseti klúbbsins setur öðrum nefndum, sem skipaðar eru, erindisbréf.

7.4.              Nefndir og einstakir embættismenn skulu starfa samkvæmt fyrirmælum Rotary International og í anda grundvallarlaga og sér­laga klúbbsins og þar að auki eftir reglum og tilmælum forseta og stjórnar klúbbsins.
Formaður nefndar stjórnar fundum hennar og annast um framkvæmdir í málum, sem nefndina varða. Forseti klúbbsins getur sótt fundi í öllum nefndum og jafnframt getur hann kvatt nefndirnar til að sitja stjórnarfundi. Hann skal fylgjast með því að nefndirnar ræki skyldur sínar.
Nefndirnar mega ekki nema með sérstökum fyrirmælum klúbbstjórnarinnar hefja framkvæmdir, fyrr en þær hafa gert skýrslu um málið til klúbbstjórnar og hún fallist á hana.

8.      FJARVISTARLEYFI

8.1.              Veita má félaga fjarvistarleyfj frá fundum um tilekinn tíma, ef hann sendir klúbb­stjórn skriflega beiðni um það og tilgreinir góðar og gildar ástæður fyrir fjarvistunum.

9.      FJÁRMÁL

9.1.              Gjaldkeri skal leggja allt handbært fé klúbbsins í banka þann eða sparisjóð sem klúbbstjórn tilnefnir.

9.2.              Alla reikninga skal greiða af bankareikningi klúbbsins. Gagnger endurskoðun, sem kjörnir endurskoðendur framkvæma skal fara fram árlega á öllu reikningshaldi klúbbsins.

9.3.              Reikningsár klúbbsins skal vera frá 1. júlí til 30. júní, þ.e. starfsár stjórnar klúbbsins. Félagsgjöld skal innheimta í tvennu lagi, þ.e. fyrir tímabilin 1. júlí til 31. des. og 1. jan. til 30. júní. Þó er stjórninni er heimilt að að dreifa greiðslum með öðrum hætti.

9.4.              Í byrjun hvers starfsárs skal hin nýja stjórn gera fjárhagsáætlun fyrir starfsárið og skal leggja hana fyrir klúbbþjónustunefnd til umsagnar, áður en hún er lögð fyrir klúbbfund til samþykktar.

10.  VAL FÉLAGA

10.1.          Virkir félagar, eða heiðurfélagar:

10.1.1.       Félagar geta hvenær sem er sent stjórninni skrifleg tilmæli um opnun nýrra starfsgreina og enn fremur skal stjórnin við og við athuga starfsgreinaskrá í sama augnamiði. Að fengnu áliti klúbbþjónustunefndar ákveður stjórnin hvort og þá hvaða starfsgreinar skuli skoða sem opnar og tilkynnir síðan félögum skriflega um þær starfsgreinar og óskar tilnefninga. Skriflegum tilnefningum um nýja félaga skal skila til ritara innan tíu daga frá því að stjórnin tilkynnir um opnun starfsgreinar og óskar tilnefninga. Stjórnin getur þó framlengt þennan frest.

10.1.2.       Ef tilnefningar eru í samræmi við opnun starfsgreinar að áliti stjórnar leggur hún þær fyrir klúbbþjónustunefnd. Eftir athugun skal fara fram leynileg atkvæðagreiðsla um tilnefningarnar í nefndinni og skulu niðurstöðurnar sendar stjórninni. Fái einhver hinna tilnefndu fleiri en eitt mótatkvæði, kemur hann ekki til greina sem félagi. Mæli nefndin með tveimur eða fleirum, sem tilnefndir hafa verið í sömu starfsgrein, ákveður stjórnin hvern þeirra hún velur, til þess að leita staðfestingar klúbbfélaga.

10.1.3.       Stjórnin kannar síðan niðurstöður klúbbþjónustunefndar og staðfestir þær eða hafnar. Stjórnin getur vísað niðurstöðum nefndarinnar til hennar aftur til frekari athugunar. Þegar stjórnin hefur staðfest tilnefningar, skal hún tilkynna öllum klúbbfélögum um það bréflega, en í tilkynningunni skal geta um nafn hinna tilnefndu ásamt starfi og starfsgrein.

10.1.4.       Klúbbfélögum skal veittur tíu daga frestur til að andmæla tilnefningum, en í þeim skulu koma fram ástæður fyrir andmælunum.

10.1.5.       Ef engin andmæli berast innan tiltekins tíma, skoðast tilnefningarnar samþykktar af félögum. Ef andmæli berast, skal stjórnin athuga valið að nýju, en síðan skal fara fram leynileg atkvæðagreiðsla innan stjórnarinnar. Horfið skal frá inntöku, ef mótat­kvæði er greitt i stjórninni. Ef fleiri en 10 andmæli berast  kemur viðkomandi ekki til greina sem klúbbfélagi.

10.1.6.       Stjórnin skal síðan tilkynna þeim, sem ákveðið hefur verið að bjóða í klúbbinn, en þeir sem tilnefnt hafa, skulu ásamt þeim fé­laga, sem annast Rotaryfræðslu, kynna væntanlegum félögum Rotaryfélagsskapinn og réttindi og skyldur félaga í Rotaryklúbbi.

10.1.7.       Þegar væntanlegir félagar hafa fyllt út inntökueyðublað og greitt inntökugjald, en með því hafa þeir tekist á hendur þær félagslegu skyldur, sem þátttöku í Rotary fylgja, skulu þeir teknir í klúbbinn sem fullgildir félagar.

10.1.8.       Ritari skal síðan tilkynna aðalskrifstofu Rotary International um hina nýju félaga á sérstöku eyðublaði.

10.2.          Heiðursfélagar

10.2.1.       Stjórnin velur heiðursfélaga samkvæmt þeim reglum, sem um slíka félaga gilda.

10.3.          Enginn félagi má skýra frá neinu utan klúbbsins, er varðar tilnefningu eða at­kvæðagreiðslu um inntöku manna í klúbb­inn.

11.  ÁKVARÐANIR OG SKULDBINDINGAR

11.1.          Mál eða tillögur, sem fela í sér skuldbind­ingar fyrir klúbbinn skulu ekki bornar fram á fundi fyrr en stjórn klúbbsins hefur fjallað um þær. Komi slík mál fyrir á klúbb­fundi án vitundar stjórnarinnar skal um­ræðulaust vísa þeim til hennar. Að lokinni athugun skal stjórnin leggja málið fyrir klúbbfund og ræður þá meirihluti atkvæða úrslitum þess.

11.2.          Samskota má ekki leita og hjálparbeiðni má ekki bera fram í klúbbnum eða á vegum hans nema með samþykki stjórnarinnar.

12.  FUNDARSKÖP

12.1.          Stjórn klúbbsins setur reglur um fundar­sköp. Skal í þeim stefnt að því að gera fundina ánægjulega og aðlaðandi fyrir félaga og gesti.

13.  LAGABREYTINGAR

13.1.          Tillögur um lagabreytingar skulu vera skriflegar og skal stjórnin senda öllum fé­lögum þær. a.m.k. einni viku áður en þær koma til umræðu.

13.2.          Lagabreytingar öðlast gildi, ef þær eru samþykktar á ályktunarfærum fundi með 2/3 hluta atkvæða viðstaddra félaga, enda séu þær í samræmi við grundvallarlög og samþykktir Rotary International.