SÉRLÖG RÓTARÝKLÚBBS REYKJAVÍKUR

1. kafli.   Nafn og starfssvæði.

 1. gr.

 Klúbburinn heitir Rótarýklúbbur Reykjavíkur og nær yfir lögsagnarumdæmi Reykjavíkurborgar.

Klúbburinn á aðild að Alþjóðasambandi Rótarýklúbba (Rotary International), Rótarýsjóðnum (Rotary Foundation), íslenska Rótarýumdæminu (umdæmi númer 1360 í Alþjóðasambandi Rótarýklúbba) og öðrum samtökum Rótarý eftir ákvörðun klúbbsins.

Auk þessara sérlaga gilda fyrir Rótarýklúbb Reykjavíkur grundvallarlög Alþjóðasambands Rótarýklúbba (Constitution of Rotary International), sérlög þess (Bylaws of Rotary International) og grundvallarlög Rótaryklúbba (Rotary Club Standard Constitution) ,sem sett eru af Alþjóðasambandi Rótarýklúbba fyrir alla Rótarýklúbba, er stofnaðir hafa verið eftir 6. júní 1922.

 2. kafli.   Stjórn.

 2. gr.

 Stjórn klúbbsins skipa 5 félagar: Forseti, sem hefur verið viðtakandi forseti í fráfarandi stjórn, viðtakandi forseti, ritari, gjaldkeri og stallari. Stjórnarmenn eru kjörnir til eins árs í senn nema viðtakandi forseti, sem tekur við forsetastarfi í næstu stjórn.

Viðtakandi forseti, ritari, gjaldkeri og stallari skulu kosnir hver um sig og í nefndri röð.

Ákvörðun stjórnar í öllum málum er klúbbinn varða er endanleg sbr. 3. lið 10. greinar grundvallarlaga Rótarýklúbbs Reykjavíkur. Ákvörðunum stjórnar má þó vísa til reglulegs klúbbfundar, sem getur fellt ákvörðun úr gildi ef helmingur félaga er mættur og 2/3 fundarmanna eru ákvörðun mótfallnir. Niðurstaða fundarins er endanleg, enda hafi ritari kynnt félögum efni fundarins með a.m.k. 5 daga fyrirvara.

 3. kafli.   Kjör stjórnar og endurskoðenda.

 3. gr.

 Á fyrsta fastafundi eftir 15. nóvember ár hvert skal forseti eða staðgengill hans skora á félaga, að nefna félaga til að vera í stjórnarkjöri. Tilnefning skal vera skrifleg og afhent ritara eigi síðar en eftir 10 daga. Hver félagi má tilnefna einn félaga í hvert embætti.

Stjórnin athugar allar tilnefningar og tilkynnir á fyrsta eða öðrum fastafundi eftir lok frests til að skila tilnefningunum, hverjir þrír hafa fengið flest atkvæði. Eru þeir í kjöri en aðrir ekki. Ef fleiri félagar en þrír koma til greina vegna þess að atkvæði eru jöfn skal hlutkesti ráða hver eða hverjir eru í kjöri.

Skrifleg kosning skal fara fram á næsta fastafundi eftir að tilnefningar voru tilkynntar og telst hann aðalfundur klúbbsins.  Sá er rétt kjörinn er fær flest atkvæði. Ef tveir eða fleiri fá jafnmörg atkvæði skal hlutkesti ráða. Ef einungis einn félagi er tilnefndur í embætti er hann sjálfkjörinn. Allir félagar í klúbbnum eru kjörgengir utan heiðursfélaga.

 4. gr.

 Á aðalfundi samkvæmt 3. málsgrein 3. gr. skal forseti gera tillögu um tvo endurskoðendur reikninga fyrir næsta starfsár og einn varaendurskoðanda.

 5. gr.

 Nýkjörin stjórn tekur við störfum á fyrsta fastafundi í júlímánuði sbr. 14. gr.

 6. gr.

 Forfallist stjórnarmaður á kjörtímabilinu setur stjórnin félaga í hans stað.

 4. kafli.   Skyldur embættismanna.

 7. gr.

 Forseti stjórnar fundum klúbbsins og stjórnarfundum. Hann er málsvari klúbbsins og gegnir öllum forsetaskyldum samkvæmt lögum og venjum.

 8. gr.

 Viðtakandi forseti gegnir skyldum forseta í forföllum hans. Ef hann er einnig forfallaður gegnir forseti síðasta starfsárs þessum skyldum síðan næsti forseti á undan honum o.s.frv. Viðtakandi forseti undirbýr jafnframt skipan nefnda fyrir næsta starfsár sem og önnur verkefni eins og þörf er á. Hann er formaður starfsþjónustunefndar.

 9. gr.

 Ritari annast allar bréfaskriftir, heldur félagaskrá, gjörðabók fyrir klúbb- og stjórnarfundi og gerir skýrslu um fundasókn hvers félaga. Hann sendir öðrum Rótarýklúbbum tilkynningu,ef einhver félagi þeirra situr fundi klúbbsins. Ritari semur og sendir til svæðisskrifstofu Alþjóðasambands

Rótarýklúbba það, sem hér segir.:

   - Misserisskýrslu 1. júlí og 1. janúar

  - Breytingar á félagaskrá og starfsgreinaskrá.

  - Tilkynningar um stjórnarkjör o.fl. sem Alþjóðasamband Rótarýklúbba kann   að mæla fyrir um.

Ritari sendir umdæmisstjóra.:

  - Samrit tilkynninga til svæðisskrifstofu Alþjóðasambands Rótarýklúbba. Tilkynnir fundasókn fyrir hvern fund inn á heimasíðu umdæmisins

  - Skrifar fundagerðir og tilkynnir   breytingar á fundarstað og fundartíma.

Eitt samrit af öllum þessum skjölum skal varðveita í skjalasafni klúbbsins.

Að öðru leyti innir ritari af hendi þau störf, sem forseti klúbbsins eða umdæmisstjóri fela honum. Ritari er formaður menningar- og fræðslunefndar. 

 10. gr.

 Gjaldkeri innheimtir allar tekjur klúbbsins og greiðir alla reikninga og er ábyrgur fyrir fjárreiðum klúbbsins. Gjaldkeri ber ábyrgð á, að bókhald klúbbsins sé fært í samræmi við góðar reikningsskilavenjur. Fráfarandi gjaldkeri skal leggja fram til samþykktar, á reglulegum klúbbfundi fyrir lok ágúst ár hvert, reikningsskil síðasta starfsárs undirritað af stjórn og kjörnum endurskoðendum. Fé klúbbsins skal geyma í banka eða sparisjóði. Reikningsárið er frá 1. júlí til 30. júní. Að öðru leyti skal gjaldkeri leysa af hendi öll þau störf, sem samkvæmt lögum og venju varða embætti hans. Gjaldkeri er formaður alþjóðanefndar.

 11. gr.

 Stallari undirbýr fundi og sér um að vel sé búið að félögum á fundum. Hann tekur á móti gestum, sem sækja fundi, kynnir fyrir klúbbfélögum og sér um að þeir skrái nöfn sín í gestabók klúbbsins. Hann varðveitir og skráir muni í eigu klúbbsins og innir að öðru leyti af höndum þau störf, sem embætti hans fylgja og forseti felur honum. Stallari er formaður þjóðmálanefndar.

 12. gr.

 Stjórnin skal í byrjun hvers starfsárs semja fjárhagsáætlun fyrir það ár og leggja hana fyrir reglulegan fund til samþykkis, eigi síðar en á öðrum fastafundi í ágúst. Gjöld klúbbsins mega ekki fara fram úr þeirri áætlun nema samþykki ályktunarbærs reglulegs fundar klúbbsins komi til. Stjórn klúbbsins er heimilt að ráða starfsmann sér til aðstoðar.

 5. kafli   Fundir.

 13. gr.

 Aðalfund klúbbsins þar sem skriflegt kjör stjórnar og endurskoðenda fer fram skal halda í samræmi við ákvæði 3. og 4. gr. þessara sérlaga og aldrei síðar en 31. Desember.

Fastafundi klúbbsins skal halda á hverjum miðvikudegi kl. 12:15. Þó getur stjórn, þegar nauðsyn krefur eða gildar ástæður eru ti,l fært fastafund til annars dags í sömu viku eða annars tíma á sama degi eða fellt niður fastafund, sbr. grundvallarlög Rótarýklúbbs Reykjavíkur. Slíkar breytingar skal tilkynna öllum félögum í tæka tíð. Stjórnin getur með sömu skilyrðum breytt fundarstað.

Stjórn getur veitt félaga fjarvistarleyfi frá fundum um tiltekinn tíma, ef hann sendir stjórn skriflega beiðni um það og tilgreinir góðar og gildar ástæður fyrir fjarvistunum.

 14. gr.

 Fyrsti fastafundur í júlímánuði ár hvert er starfsskila- og stjórnarskiptafundur klúbbsins. Les fráfarandi forseti þá upp ársskýrslu og stallari gefur skýrslu um muni í eigu klúbbsins. Viðtakandi forseti gerir grein fyrir skipan í nefndir og stjórn hans tekur við.

 15. gr.

 Aðalfundur og allir klúbbfundir eru ályktunarbærir í öllum málum þegar a.m.k. helmingur fundarskyldra félaga er á fundi. Meirihluti atkvæða ræður í öllum málum nema annað sé ákveðið í sérlögum klúbbsins.

 16. gr.

 Stjórnin heldur að jafnaði fundi einu sinni í mánuði. Auk þess skal halda stjórnarfund ef forseti eða tveir aðrir stjórnarmenn óska þess.

 17. gr.

 Stjórnarfundir eru ályktunarfærir þegar þrír eru á fundi. Afl atkvæða ræður úrslitum. Atkvæði forseta sker úr þegar atkvæði eru jöfn.

 6. kafli   Klúbbgjöld.

 18. gr.

 Inntökugjald er 1/3 af árgjaldi og greiðist við inngöngu í klúbbinn. Þeir sem áður hafa verið Rótarýfélagar þurfa ekki að greiða inntökugjaldið.

 19. gr.

  Gjald fyrir nýtt starfsár skal ákveðið samhliða samþykkt fjárhagsáætlunar sbr. 12.gr.

 20. gr.

 Gjöld til Rótarýsjóðs (Rotary Foundation) skulu vera frjáls framlög.

 7. kafli.   Nefndir.

 21. gr.

 Í klúbbnum starfa fimm fastanefndir sem viðtakandi forseti skipar í hverju sinni fyrir næsta starfsár og nýtur til þess aðstoðar forseta og fyrrverandi forseta ef hann telur þörf á.

 Nefndirnar eru:

   Starfsþjónustunefnd. (vocational service)

   Þjóðmálanefnd. (community service)

   Alþjóðanefnd (international service)

   Menningar- og fræðslunefnd. (culture- and education)

   Félaga- og starfsgreinanefnd. ( membership- and classification)

Auk þess getur forseti hverju sinni í samráði við stjórn skipað nefndir til að fjalla um einstök málefni hvenær sem er á kjörtímabilinu til lengri eða skemmri tíma og jafnframt lagt niður nefndir aðrar en fastanefndir í samráði við stjórn.

22. gr.

 Starfsþjónustunefnd skal sjá um að klúbbfélagar veiti fræðslu um starfsgrein sína til þess að félagar fái skilið viðfangsefni og aðstæður hvers annars svo og þjónustuhlutverk það sem hver um sig gegnir í þjóðfélaginu á hverjum tíma. Starfsþjónustunefnd skal skipuð þremur félögum og sér hún um fundarefni í apríl, ágúst og desember.

 23. gr.

 Þjóðmálanefnd skal sjá um að helstu mál þjóðfélagsins og bæjarfélagsins verði kynnt félögum á fundum. Hún hefur frumkvæði að því hvenær og með hvaða hætti klúbburinn lætur slík málefni til sín taka eða leggur þeim lið. Þjóðmálanefnd skal skipuð þremur félögum og sér hún um fundarefni í janúar, maí og september.

 24. gr.

 Alþjóðanefnd skal annast um að veitt verði fræðsla um viðhorf Rótarý til alþjóðamála og á hvern hátt klúbburinn og einstakir félagar geti best stuðlað að og eflt velvild og gagnkvæman skilning milli þjóða. Alþjóððanefnd skal skipuð þremur félögum og sér hún um fundarefni í mars, júlí og nóvember.

 25. gr.

 Menningar- og fræðslunefnd skal eiga frumkvæði, og vera stjórn til ráðneytis um menningarverkefni á vegum klúbbsins, svo og stuðla að fræðslu félaga um réttindi og skyldur, sem aðild að Rótarý fylgja. Einnig að stuðla að fræðslu um sögu samtakanna, markmið og starfsemi Rótarýklúbba. Menningar- og fræðslunefnd skal skipuð þremur félögum og sér hún um fundarefni í febrúar, júní og október.

 26. gr.

 Félaga- og starfsgreinanefnd skal benda stjórn á starfsgreinar, sem talið er rétt að eigi fulltrúa í klúbbnum. Hún fjallar um allar tillögur um nýja félaga og starfsgreinar og lætur stjórninni í té álit sitt. Nefndin getur sjálf gert tillögu til stjórnar um nýja félaga og starfsgreinar og hefur til hliðsjónar í störfum sínum 2. grein 5. kafla grundvallarlaga Rotary International um hvoru tveggja. Félaga- og starfsgreinanefnd skal skipuð sjö fyrrverandi forsetum klúbbsins þá er síðast sátu og skal sjöundi  þeirra frá starfslokum vera formaður.

 27. gr.

 Hver nefnd skal inna af hendi þau störf, sem henni eru falin samkvæmt þessum sér- lögum og önnur störf, sem forsetinn eða stjórnin kunna að fela henni. Verkefni hverrar nefndar skal tilgreint í erindisbréfi forseta til nefndarmanna. Ákvarðanir nefnda koma ekki til framkvæmda fyrr en að fengnu samþykki stjórnar.

 28. gr.

 Formaður nefndar stjórnar störfum hennar og annast um framkvæmdir í málum sem nefndina varðar. Forseti getur sótt fundi í öllum nefndum og jafnframt getur hann boðað nefndarmenn á fund stjórnar. Hann skal fylgjast með því að nefndirnar ræki skyldur sínar.

 8. kafli. Nýir félagar.

 29. gr.

 Allir félagar utan heiðursfélaga geta gert tillögu til stjórnar um nýja félaga og  starfsgreinar sem og félaga- og starfsgreinanefnd klúbbsins sbr. 26. grein þessara sérlaga.

Aðrir Rótarýklúbbar geta einnig gert tillögu til stjórnar um fyrrum félaga sína eða félaga sem eru að flytjast af klúbbsvæði þeirra.

 30. gr.

 Stjórn skal leita umsagnar félaga- og starfsgreinanefndar (liggi hún ekki fyrir),varðandi tillögur um nýja félaga og nýjar starfsgreinar og skal nefndin ásamt stjórn ganga úr skugga um að sá, sem tillaga er gerð um, eða sú starfsgrein, sem tillaga er gerð um, fullnægi skilyrðum grundvallarlaga Rotary International og grundvallarlögum og sérlögum þessa klúbbs. Stjórnin skal hafna eða samþykkja tillögu um nýjan félaga eða nýja starfsgrein innan 30 daga frá því að hún var móttekin og skal ritari tilkynna tillögumanni niðurstöðu stjórnar.

 31. gr.

 Ef niðurstaða stjórnar er jákvæð skal verðandi félagi upplýstur um tilgang Rótarý auk réttinda og skyldna samfara aðild. Verðandi félagi undirritar umsóknarbeiðni, sem jafnframt skoðast sem samþykki hans fyrir því að nafn hans og starfsheiti megi tilkynna klúbbfélögum. Einnig telst verðandi félagi með undirritun sinni gangast undir þær skyldur, er aðildin ber með sér samkvæmt lögum og reglum Rótarýfélagsskaparins.

Hafi stjórn ekki borist skrifleg og rökstudd andmæli innan 10 (tíu) daga frá því að tilkynnt var um verðandi félaga á klúbbfundi telst hann orðinn fullgildur félagi í klúbbnum jafnskjótt og hann hefur greitt inntökugjaldið og forseti hefur formlega tekið hann inn í klúbbinn.

 32. gr.

 Berist stjórn andmæli innan 10 (tíu) daga, samanber 2. málsgrein 31. greinar skal hún taka afstöðu til þeirra með atkvæðagreiðslu á næsta stjórnarfundi. Samþykki stjórn verðandi félaga þrátt fyrir andmæli telst hann fullgildur félagi í klúbbnum þegar hann hefur greitt inntökugjaldið og forseti hefur formlega tekið hann inn í klúbbinn.

 33. gr.

 Forseti tekur nýja félaga í klúbbinn og skal sú athöfn fara fram með virðulegum hætti. Forseti tilnefnir jafnframt einn félaga úr klúbbnum, sem skal vera nýjum félaga til aðstoðar við að aðlagast klúbbstarfinu.

 34.gr.

 Óheimilt er að skýra frá utan klúbbsins nokkru því sem varðar tilnefningar eða atkvæðagreiðslu í tengslum við inntöku nýs félaga.

 9. kafli.   Félagar, fundasókn og félagsaðild.

 35. gr.

 Um fundasókn félaga, fjarveru þeirra og undanþágur frá fundasókn, svo og um skilyrði félagsaðildar og slit hennar vegna vanrækslu á fundasókn eða af öðrum ástæðum fer samkvæmt ákvæðum grundvallarlaga Rótarýklúbbs Reykjavíkur.

 10. kafli   Ýmis ákvæði.

 36. gr.

 Tillögur eða málefni sem fela í sér skuldbindingar fyrir klúbbinn skulu ekki bornar upp á klúbbfundum nema stjórnin hafi áður fjallað um þær. Komi fram slíkar tillögur eða málefni á fundi skal þeim vísað til stjórnar án umræðu. Hvorki má leita samskota á fundum né bera fram hjálparbeiðnir nema fyrir liggi samþykki stjórnar klúbbsins.

 37. gr.

 Stjórn klúbbsins getur sett reglur um fundarsköp ef hún telur þess þörf.

 38. gr.

 Stjórnin skal leitast við að efla félagslíf utan reglulegra klúbbfunda svo sem með því að efna til árshátíðar, niðjafunda, makafunda, aðventukvölds, berjaferðar og annarra ferðalaga svo dæmi séu tekin. Þá skal halda lokaðan kvöldfund félaga á þorra.

 11. kafli.   Lagabreytingar og gildistaka.

 39. gr.

 Sérlögum þessum má breyta á reglulegum klúbbfundi að því tilskildu, að helmingur félaga sé mættur og 2/3 þeirra greiði tillögu atkvæði, enda hafi tillagan borist félögum a.m.k. 10 dögum fyrir fundinn. Lagabreytingar skulu vera í samræmi við grundvallarlög Rótarýklúbbs Reykjavíkur.

 40. gr.

 Sérlög þessi sem eru í samræmi við grundvallarlög Rotary International (Constitution of Rotary International) Sérlög Rotary International (Bylaws of Rotary International ) Sérlög Rótarýklúbba (Rotary Club Standard Bylaws) og grundvallarlög Rótarýklúbba (Rotary Club Standard Constitution)  taka gildi 1. júlí 2010 og falla þá úr gildi sérlög klúbbsins frá 1986 sem voru endurútgefin og uppfærð 1998.