Skýrsla ritara, Geirs A. Guðsteinssonar
Rótarýklúbbur Kópavogs – stjórnarskiptafundur 6. júlí 2010
- skýrsla ritara, Geirs A. Guðsteinssonar
Á starfsárinu 2009 – 2010 sveiflaðist félagatala í Rótarýklúbbi Kópavogi nokkuð, var minnst 68 félagar en er nú 72 félagar. Á árinu sögðu fjórir félagar sig úr klúbbnum, Hermann Hermannsson, Hafsteinn Karlsson, Oddur B. Grímsson og Sigurður R. Guðjónsson, tveir létust, þeir Eggert Steinsen og Jón R. Björgvinsson, auk þess lést fyrrverandi félagi Gunnar Flóvenz. 4 nýir félagar voru teknir inn á starfsárinu, Sjöfn Sigurgísladóttir, Eggert Þór Kristófersson, Gísli Tryggvason og Skúli Ragnarsson, og hafa þeir flestir mætt vel, en kannski vantar eftirfylgni af hálfu nefndar sem kallaðist fjölgun félagsmanna, vinnuhópur, og stjórnar, að fylgjast með mætingu þeirra fyrsta misserið og kanna hvað valdi ef mæting er bágborin. Það er slæmt ef nýir félagar verða fljótt óvirkir vegna þess að þeir finna sig ekki í Rótarý, verða nánast utangátta, eða jafnvel gefast upp.
Samkvæmt lögum Rótarýhreyfingarinnar er félögum skylt að sýna a.m.k. 60% mætingu. Í þessum klúbbi hafa á þessu starfsári aðeins 21 félagi náð því markmiði, eða 29,2% félagsmanna á 44 fundum. Tveir, eða 2,8% félagsmanna, eru með 100% mætingu, 5 er með mætingu frá 90 – 100%, eða 6,9% og 14 eru með mætingu frá 60 – 100%, eða 19,4%. Þrír eru með mætingu frá 20 – 40%, eða 4,2%, 10 með mætingu frá 10 – 20%, eða 13,9%, 17 með mætingu frá 0 – 10%, eða 23,6% og þar af 9 með enga mætingu. Sú tala gæti verið hærri því nokkrir þeirra sem eru með eina mætingu mættu aðeins á fund í haust til þess að láta taka af sér mynd. Heildarmætingahlutfallið er 46% sem er langt frá því sem gerist best í mörgum öðrum rótarýklúbbum hérlendis. Í þessum tölum eru aldvirkir og heiðursfélagar taldir með.
Skráning nefndafunda heflur nánast ekkert skilað sér, en það er verkefni formanns viðkomandi nefndar. Nefndarmenn fá skráðan einn fund í mánuði sem mætingu á félagsfund. Þegar það er ekki gert fá nefndarmenn mætinguna heldur ekki skráða. Hefði það verið gert á þessu starfsári væri mætingarhlutfallið eflaust skaplegra.
Félagaskrá var vægast sagt mjög röng þegar þessi stjórn tók við. Mikil vinna fór í að leiðrétta hana, jafnvel nöfn voru ekki rétt, heimilisföng voru röng og mjög víða vantaði netfang og símanúmer og nauðsynlegar persónupplýsingar. Þarna eiga að vera aðgengilegar upplýsingar um nafn og kennitölu, nafn maka, netfang, heimasími, vinnusími og farsími, heimilisfang með póstnúmeri, vinnustaður og starfsheiti. Þessar upplýsingar eru nú að mestu leiti í lagi nú en þrír félagar eru ekki með netfang, og aðrir þrír fá ekki tölvupóst vegna þess að innhólfið þeirra er fullt og þeir hafa ekki sinnt beiðni um að tæma það.
Nýtt félagakerfi var tekið í notkun á síðasta ári hjá rótarýhreyfingunni og þetta var fyrsta starfsárið sem það var virkt. Á rotary.is er að finna allar tilkynningar og fréttir, fundarboð og fundargerðir, og þar eru allar mætingar skráðar rafrænt, líka heimsóknir í aðra klúbba, en allir félagar hafa fengið afhent blað með notendanafni og lykilorði og geta því fylgst með að mætingar þeirra séu rétt skráðar. Þar er líka að finna fundartíma, fundarefni, fundargerðir og fleira sem tengist starfi annara klúbba. Það er ekki lengur hlutverk ritara að fylgjast með að skráning félaga á fundi annars staðar skili sér, en sér ef það er framkvæmt.
Stjórnin ákvað í upphafi starfsárs að gefa út félagatal með persónuupplýsingum og mynd og tengdist það bæði lagfæringu á rafrænu félagatali og væntanlegri útgáfu bókar vegna 50 ára afmælis Rótarýklúbbs Kópavogs á næsta ári. Sú vinna hefur dregist fram eftir vetri og er því miður ekki lokið því nær 15% félaga hafa ekki sinnt margítrekaði beiðni um að kippa því í lag. Næsta félagatal og bók verður því væntanlega án þeirra upplýsinga ef ekki verður þarna unnin bragabót á.
Þetta starfsár hefur verið mér ákaflega skemmtilegt og það að skrifa fundarboð og fundargerðir, færa þær inn ásamt mætingu og fleirri verkefna er bara skemmtilegt, þó þessi vinna sé yfirleitt unnin á kvöldin eða jafnvel á nóttunni. Skrifaðar hafa verið 44 fundargerðir sem hafa verið að jafnaði 460 orð að lengd, eða alls 20.200 orð, mikil lesing.
Ég óska nýjum ritara, Loga Kristjánssyni, velfarnaðar í starfi.
