Leiðbeiningar um stuðning við nýja félaga
Aðstoðarumdæmisstjórar Rótarý á Íslandi hafa skilað tillögum um inntöku nýrra félaga í rótarýklúbbana. Í greinargerð eru tíunduð eftirfarandi áhersluatriði: Hver stjórn á að móta sér skýr markmið um fjölda klúbbfélaga og vinna eftir því. 2. Hver rótarýklúbbur skal vinna eftir settum reglum um val, kynningu og inntöku nýrra félaga. 3. Fylgja þarf nýjum félögum eftir í ákveðinn tíma svo að þeir festi rætur í rótarýhreyfingunni.
Knútur Óskarsson, aðstoðarumdæmisstjóri, hefur verið talsmaður vinnuhópsins sem vann að tillögugerðinni en með honum störfuðu aðstoðarumdæmisstjórarnir Esther Guðmundsdóttir og Eyþór Elíasson.
„Björn B. Jónsson, umdæmisstjóri, óskaði eftir því að við tækjum þetta verkefni að okkur. Afrakstur af vinnu okkar aðstoðarumdæmisstjóranna er fyrst og fremst leiðbeiningar til að hjálpa klúbbunum að standa betur að inntöku nýrra félaga og hvatning til að huga að því að halda betur í þá,“ segir Knútur Óskarsson. „Áberandi hefur verið að oft hætta nýir félagar skömmu eftir inngöngu, af ýmsum ástæðum.“
Í tillögunum er lögð áhersla á mikilvægi þess að taka vel á móti nýjum rótarýfélögum og láta þá strax finna að þeir séu velkomnir í klúbbinn og að þeir tilheyri hópnum. Stjórn í hverjum klúbbi hefur það hlutverk að koma á og innleiða leiðir til að ná til nýrra félaga og halda þeim í klúbbnum. Bent er á að stjórnin geti falið ákveðinni nefnd þetta verkefni til dæmis klúbb- eða félagavalsnefnd.
Í 13. gr. sérlaga rótarýklúbba kemur fram hvernig staðið skuli að vali nýrra félaga og veita þeim inngöngu í klúbbinn. Þar er því lýst hvernig klúbbstarfið skuli kynnt fyrir verðandi félögum. Í tillögum aðstoðarumdæmisstjóranna um þetta atriði segir m.a.: „Mjög mikilvægt er að væntanlegur nýr félagi fái afhent kynningarefni um Rótarý og að hvetja hann/hana til að skoða heimasíðurnar rotary.is og rotary.org. Skýra þarf á sem bestan hátt frá klúbbstarfseminni, s.s. um fjölda funda, hvar þeir eru haldnir og hvernig þeir fara fram. Upplýsa þarf viðkomandi um hvað það kostar að vera í klúbbnum. Æskilegt er að bjóða henni/honum að koma á fundi jafnvel 3 – 5 eftir aðstæðum og áhuga, áður eða á eftir að tillaga að nýjum félaga hefur verið kynnt klúbbfélögum. Einnig ætti að afhenda eða upplýsa um félagaskrána svo viðkomandi geti betur gert sér grein fyrir væntanlegum klúbbfélögum.“
Segja má að í tillögunum sé höfuðáherslan lögð á eftirfylgnina. Um það viðfangsefni segir:
„Nauðsynlegt er að fylgja nýjum félaga vel eftir í upphafi starfs. Lagt er til að fela það félagavalsnefnd/klúbbnefnd eða tilnefna “mentor“/félaga til að aðstoða nýjan rótarýfélaga með því að hafa samband við hann fyrir fund, bjóði hann velkominn og taki hann að sér á fundum og sitji jafnvel hjá honum og kynni fyrir öðrum félögum eins og þarf. Minna hann á næsta fund og hvetja hann til að mæta. Þetta er hægt að gera í ákveðinn tíma, til dæmis 2 - 3 mánuði eða eins lengi og mentorinn telur þurfa. Með þessu ætti nýi félaginn að festa betur rætur í klúbbnum."
"Fylgjast þarf með mætingum og hafa samband við nýja og eldri rótarýfélaga ef mætingin dettur niður, hvetja þá til að mæta betur og fela þeim verkefni,“ eru lokaorðin í ábendingunum um inntöku nýrra rótarýfélaga.
Aðstoðarumdæmisstjórarnir vinna ennfremur að endurskoðun á kynningarávörpum, sem flutt eru í klúbbunum þegar nýir félagar ganga formlega í þá.